Ustawienie sposobu rozliczenia kosztów

Aby określić sposób rozliczenia kosztów, należy:

• Zakładka Administracja > przycisk Naliczenia.
• Na liście miesięcy zaznaczamy K. bieżąca.
• Menu Obciążenia > Rozliczenia kosztów.
• Pole Rozliczany składnik > wybieramy pozycję do rozliczenia.
• Pole Element struktury > w tym polu zazwyczaj wskazujemy całą nieruchomość, najwyższy element struktury w zakładce Administracja. Wtedy gdy rozliczana kwota dotyczy wszystkich podległych lokali i nie istnieją inne obostrzenia. Można też wskazać podległą strukturę, wtedy rozliczenie zajdzie tylko dla lokali pod tą strukturą. Stosujemy to, gdy chcemy obciążyć tylko daną grupę właścicieli lub zróżnicować sposoby i kwoty rozliczeń pomiędzy strukturami. W polu można też wskazać pojedynczego właściciela, wtedy rozliczenie i kwota będzie dotyczyło tylko jego.
• Pole Typ > w tym polu wybieramy typ rozliczenia:
  • Algorytm - pełny koszt > jako wartość wprowadzamy całość poniesionych kosztów, zostanie ona rozliczona wg wprowadzonego dalej algorytmu.
  • Algorytm - różnica > jako wartość wprowadzamy różnicę między poniesionymi kosztami a przychodami z tytułu należności, zostanie ona rozliczona wg wprowadzonego dalej algorytmu.
  • Obciążenia - pełny koszt > jako wartość wprowadzamy całość poniesionych kosztów, zostanie ona rozliczona proporcjonalnie do wcześniejszych obciążeń z wybranej należności. (zaliczek + korekt + RL + RK, w zależności co występuje)
  • Obciążenia - różnica > jako wartość wprowadzamy różnicę między poniesionymi kosztami a przychodami, zostanie ona rozliczona proporcjonalnie do wcześniejszych obciążeń z wybranej należności. (zaliczek + korekt + RL + RK, w zależności co występuje)
  • Obciążenia z wagą - pełny koszt > rozliczenie wg wcześniejszych obciążeń jak wyżej, z możliwością określenia tzw. wagi, czyli dodatkowego współczynnika wpływającego na udział w rozliczeniu.
  • Obciążenia z wagą - różnica > rozliczenie wg wcześniejszych obciążeń jak wyżej, z możliwością określenia tzw. wagi, czyli dodatkowego współczynnika wpływającego na udział w rozliczeniu.
• Pole Sposób > pole istotne tylko w przypadku pozycji skojarzonych z licznikami, określamy tutaj czy rozliczenie zostanie przeprowadzone:
  • Łącznie > razem dla lokali z licznikami i ryczałtowych.
  • Ryczałt > tylko dla lokali ryczałtowych, bez licznika.
  • Licznik > tylko dla lokali posiadających licznik.
  • Licznik + ryczałt > oddzielnie dla lokali z licznikami i ryczałtowych pojawi się możliwość wprowadzenia dwóch wartości, dla obu sposobów oddzielnie.
• Pole Sposób wpr. alg > wybór tutaj ma wpływ na następne pole, jeśli wybierzemy:
  • Zwykły > to w polu Algorytm dane wg, których będzie liczony udział w RK, będzie można wybrać za pomocą specjalnej formatki.
  • Rozszerzony > to w polu Algorytm dane wg, których będzie liczony udział w RK, będzie można wpisać z klawiatury.
• Pole Algorytm > wybieramy lub wpisujemy tutaj dane, lub działanie na danych wg, których zostanie wyliczony udział w RK.
• Pole Wartość > podajemy kwotę do rozliczenia, koniecznie sprawdzamy ją z wydrukami, stanem kont.
• Pole Typ VAT > ustawiamy typ VAT rozliczanej kwoty. Zazwyczaj stosujemy Brutto, gdy rozliczenie jest bez VAT.
• Pole Wydruk > ustawiamy pokazywanie pozycji, dla których wynik rozliczenia jest równy zero.
  • Drukuj tylko niezerowe > pozycje zerowe nie będą pokazywane.
  • Drukuj wszystkie > będą pokazywane wszystkie.
• Kliknąć: Dodaj.
• Wprowadzić inne pozycje, jeśli trzeba.
• Kliknąć: Zapisz.

Uwagi:

• Nie można ustawić rozliczenia kosztów i liczników na raz dla tego samego składnika.
• Składnikom opłat, które są poprzedzone rozliczeniem liczników, ustawiamy rozliczenie różnicy, nie — pełen koszt.
• Rozliczenie wg obciążeń robimy tylko wtedy gdy dla danego składnika są zaksięgowane wcześniejsze zaliczki lub korekty, lub inne rozliczenia. Jeśli ich nie będzie, to system zgłosi błąd zerowej podstawy rozliczenia.
• W systemie można robić korekty do rozliczeń kosztów, polega to na zrobieniu jeszcze raz rozliczenia za ten sam okres z nowym sposobem rozliczenia lub kwotą.
• Za pozycje, które są rozliczone w systemowych rozliczeniach kosztów, nie można robić korekt zaliczek.
• Zazwyczaj dla jednego składnika opłat, na jednej tej samej strukturze, nie dodajemy dwóch lub więcej sposobów rozliczeń, w takich przypadkach system zgłosi błąd. Możliwe jest dodanie takich sposobów, ale muszą się one nawzajem wykluczać na każdym z lokali.
• W polu Algorytm należy zawsze wybrać jakąś daną lub wpisać działanie na danych, lub algorytm, nie może pozostać puste.