Nazwy dokumentów

Funkcja Nazwy dokumentów pozwala na zmianę tytułów oraz sposób numerowania dokumentów wystawianych z systemu. Rozróżniamy dwa miejsca, w których możemy zmienić nazwę dokumentów:

• Zakładka Zasoby > menu Elementy > Nazwy dokumentów — nazwa dokumentu będzie zmieniona we wszystkich nieruchomościach.
• Zakładka Administracja > menu Elementy > Nazwy dokumentów — nazwa dokumentu będzie zmieniona tylko w wybranej nieruchomości.

Domyślnie z systemu można wystawić numerowane dokumenty o nazwach:

• Zawiadomienie > zwyczajny dokument z opłatami.
• Faktura VAT > standardowa Faktura VAT.
• Rachunek > wydruk w formie podobnej do Faktury VAT tylko pozbawiony jest wyszczególnionych wartości VAT.

Najczęstszym przypadkiem zmiany nazwy dokumentu jest zmiana Rachunku na Faktura (bez VAT) lub na Nota księgowa. Proces ten opisujemy poniżej, aby zmienić nazwę, należy przejść do:

• Zakładka Administracja > menu Elementy > Nazwy dokumentów.
• Po prawej stronie pozycji Rachunek klikamy na ikonę ołówka, pozycja wczyta się w górnej części okna.
• Pole Nazwa należności > wpisujemy nazwę normalną dokumentu.
• Pole Nazwa korekty > wpisujemy nazwę dokumentu korygującego.
• Pole Skrót należności > wpisujemy skrót nazwy normalnego dokumentu.
• Pole Skrót korekty > wpisujemy skrót nazwy korekty.
• Pole Numer > ustawiamy wzór numeru dokumentu. Uwaga! nie zalecamy zmiany w tym polu. Sprawdź dalszą część instrukcji.
• Klikamy: Dodaj.
• Klikamy: Zatwierdź.

Zmiana nazwy i numeracji nie zmienia zaksiegowanych już dokumentów. Po kliknięciu Zatwierdź każdy nowo zaksięgowany dokument będzie już wg. nowych ustawień. Zmiana nie ma ram czasowych, na przykład, cofnięcie i ponownie zaksięgowanie naliczeń/korekt/rozliczeń spowoduje, że nazwy lub/i numery dokumentów zostaną nadane już nowym sposobem. Dlatego po zmianie nie sugerujemy cofać naliczeń. Jeśli chcemy zmienić nazewnictwo i numerację od nowego roku, to wstrzymujemy się z księgowaniami naliczeń za styczeń, do czasu zaksięgowania wszystkich rozliczeń i korekt za rok poprzedni. Dopiero po tym zmieniamy numerację.

Zmiana numeracji

Za zmianę wzoru numeru dokumentu odpowiada pole Numer. Określamy w nim układ parametrów numeru oraz znaków alfanumerycznych + znaki specjalne. Parametry które mozemy użyć w wzorze numeru podajemy poniżej:

• {NR} > numer w roku (numeracja łączna dokumentów i korekt).
• {1R} > numer w miesiącu (numeracja łączna dokumentów i korekt).
• {2R} > numer w roku (numeracja osobna dokumentów i korekt).
• {3R} > numer w miesiącu (numeracja osobna dokumentów i korekt).
• {ROK} > ostatnie 2 cyfry roku.
• {TYP} > ZAL/KOR.
• {MC} > miesiąc.

Powyższe zostaną zastąpione odpowiednią wartością, oprócz tego możemy stosować:

• Tekst > małe i duże litery.
• Cyfry.
• Znaki specjalne: / \ | - _ ( ) i inne.

Poniżej przedstawiamy zmianę nazwy dokumentu Rachunek na Faktura.