Wykup lokalu wstecz

Procedura wykupu lokalu wstecz potrzebna jest w sytuacji, gdy przykładowo w połowie roku otrzymujemy informację o zmianie właściciela lokalu, która nastąpiła na jego początku (np. w lutym). Z reguły w tym momencie mamy już zaksięgowane zaliczki oraz porozsyłane dokumenty do właścicieli. W tym rozdziale została przedstawiona procedura, która ma za zadanie rozwiązać problem związany z zaistniałą sytuacją w możliwie najlepszy sposób. Umożliwia ona korektę niezgodności za okres, który nie został jeszcze rozliczony przez rozliczenie kosztów. Procedurę tą wykonujemy tylko i wyłącznie, jeśli mamy zaksięgowane już dokumenty zaliczki/korekty w miesiącu, w którym nastąpiła zmiana właściciela. Jeśli nie mamy jeszcze zaksięgowanych naliczeń za miesiąc, w którym nastąpiła zmiana właściciela, to robimy Zwykły wykup.

Wykup wstecz lokalu składa się z dwóch zasadniczych czynności:

  • Doprowadzenie do zwrotu (korekty) naliczonych należności staremu właścicielowi.
  • Dodanie nowego lokalu i właściciela od daty wykupu, naliczenie należności (korekty) za lokal.

Następnie te dwa etapy można podzielić na:

  • 1.0 Były właściciel:
    • 1.1 Edycja numeru lokalu.
    • 1.2 Wyzerowanie danych w lokalu.
    • 1.3 Wyzerowanie prognoz licznikom.
    • 1.4 Dodanie odczytów końcowych licznikom w lokalu.
  • 2.0 Nowy właściciel:
    • 2.1 Dodanie nowego lokalu.
    • 2.2 Dodanie nowego właściciela.
    • 2.3 Dodanie danych.
    • 2.4 Wprowadzenie liczników.
    • 2.5 Dodanie prognoz licznikom.
  • 3.0 Należności/korekta:
    • 3.1 Naliczenie korekty.
    • 3.2 Sprawdzenie obciążeń.
    • 3.3 Zaksięgowanie.
  • 4.0 Usunięcie starego właściciela z lokalu.

Powyższe etapy zostaną dokładnie opisane poniżej.

1.1 Edycja numeru lokalu byłego właściciela

Proces zaczynamy od zmiany numeru lokalu starego właściciela. Dodajemy literę S, ponieważ w nieruchomości nie może być dwóch lokali o takim samym numerze. Aby to zrobić, należy przejść do:

  • Zakładka Administracja > menu Zasoby > Edytuj mieszkania.
  • Na liście po lewej stronie okna zaznaczamy lokal byłego właściciela.
  • Klikamy: Edycja.
  • Pole Nazwa > do numeru lokalu dodajemy literę S, będzie oznaczała starego właściciela.
  • Pole Informacja > podajemy dodatkowe informacje o lokalu, może też pozostać puste.
  • Kliknąć: Zapisz.

Jeśli system nie akceptuje zmian po kliknięciu Zapisz, to w polu Nazwa dopisujemy kolejną literkę S, być może lokal zmienił kolejny raz właściciela.

Wykup wstecz edycja numeru lokalu.

1.2 Wyzerowanie danych w lokalu byłego właściciela

Następnym krokiem jest wyzerowanie danych w lokalu, zerujemy je od daty przekazania własności (aktu notarialnego). Przed przystąpieniem do czynności, sprawdzamy jakie dane należy wyzerować, w tym celu klikamy na lokal i następnie przycisk Dane. Aby je wyzerować, należy przejść do:

  • Zakładka Administracja > menu Zasoby > Edytuj dane.
  • Pole Lokal > wybrać lokal byłego właściciela.
  • Pole Dana > wybrać żądaną daną.
  • Pole Data > wprowadzić datę wykupu lokalu.
  • Pole Wartość > wprowadzamy wartość = 0, zerujemy.
  • Kliknąć: Dodaj.
  • Czynności powtarzamy dla każdej danej, która jest dodana do lokalu.
  • Kliknąć: Zapisz.

Wykup wstecz zerowanie danych lokalu.

1.3 Wyzerowanie prognoz na licznikach byłego właściciela

Następnym krokiem jest wyzerowanie prognoz w lokalu, zerujemy je od daty przekazania własności (aktu notarialnego). Przed przystąpieniem do czynności, sprawdzamy jakie prognozy należy wyzerować, w tym celu klikamy na lokal i następnie przycisk Liczniki. Prosimy zapamiętać wartości prognoz na poszczególnych licznikach. Jeśli licznik nie ma prognozy, to nie trzeba jej zerować. Aby wyzerować prognozy, należy przejść do:

  • Zakładka Administracja > menu Zasoby > Edytuj prognozy.
  • Pole Licznik > wybieramy licznik w lokalu byłego właściciela.
  • Pole Data > ustawiamy datę wykupu lokalu.
  • Pole Wartość > wpisujemy prognozę = 0, zerujemy.
  • Klikamy: Dodaj.
  • Czynności powtarzamy dla każdego aktywnego licznika, który jest dodany do lokalu.
  • Klikamy: Zatwierdź.

Wykup wstecz zerowanie prognoz lokalu.

1.4 Zakończenie liczników u byłego właściciela

Następnym krokiem jest zamknięcie liczników w lokalu, zakańczamy je z datą przekazania własności (aktu notarialnego). Wartość odczytu podajemy z protokołu przekazania lokalu. Aby zamknąć liczniki, należy przejść do:

  • Zakładka Administracja > menu Zasoby > Edytuj odczyty.
  • Pole Licznik > wybieramy licznik w lokalu byłego właściciela.
  • Pole Data > ustawiamy datę wykupu lokalu.
  • Pole Wartość > wpisujemy wartość odczytu z protokołu przekazania.
  • Pole Typ odczytu > zaznaczamy Końcowy — demontaż licznika, powinien się pokazać haczyk przy prawidłowo zaznaczonej pozycji.
  • Klikamy: Dodaj.
  • Czynności powtarzamy dla każdego licznika, który jest dodany do lokalu.
  • Klikamy: Zatwierdź.

Wykup wstecz zamknięcie liczników w lokalu.

2.1 Dodanie nowego lokalu

Przed dodaniem nowego właściciela, należy stworzyć lokal, aby to zrobić trzeba przejść do:

  • Zakładka Administracja > menu Zasoby > Edytuj mieszkania.
  • Klikamy: Nowy.
  • Pole Nazwa > wpisać normalny numer lokalu taki jak miał stary właściciel.
  • Pole Informacja > podajemy dodatkowe informacje o lokalu, może też pozostać puste.
  • Kliknąć: Utwórz.

Wykup wstecz dodanie nowego lokalu.

2.2 Dodanie nowego właściciela

Następnym krokiem jest dodanie nowego właściciela, po tej operacji powinien pojawić się w polu struktury. Przed przystąpieniem do czynności sprawdzamy, jaki dokument ma się wystawiać oraz pod jaką strukturą zlokalizować nowego właściciela. Aby dodać właściciela, należy przejść do:

  • Zakładki Administracja > menu Zasoby > Edytuj właścicieli.
  • Pole Lokal > wybrać lokal, który został stworzony w punkcie 2.1.
  • Pole Data > ustawiamy datę wykupu lokalu.
  • Pole Operacja > wybrać Nowy właściciel (ew. Istniejący właściciel, gdy chcemy wykorzystać istniejącą kartotekę właściciela).
  • Pole Udziałowcy > Właściciel główny.
  • Pole Struktura > wybrać strukturę, pod którą ma się podłączyć lokal (Ważne!!).
  • Pole Dokument > wybrać jeden z dokumentów (Ważne!!).
    • Zawiadomienie > zwyczajny dokument z opłatami.
    • Faktura VAT > wybieramy tylko, gdy chcemy wystawić wszystkie pozycje opłat na Fakturze VAT.
    • Rachunek > wybieramy wtedy, gdy chcemy wystawić opłaty na Rachunku lub na Fakturze uproszczonej.
  • Pole Typ > określamy typ kartoteki, wypieramy jedną z dostępnych, ew. pozostawiamy Ogólne.
  • Pole Nazwa > wpisujemy Imię i nazwisko lub nazwę odbiorcy.
  • Pole Adres > podajemy pełen adres.
  • Pole Weryfikacja adresu > Nie sprawdzaj struktury.
  • Pole Informacje > podajemy ew. dodatkowe informacje.
  • Klikamy: Dodaj.
  • Klikamy: Zatwierdź.

Wykup wstecz dodanie nowego właściciela.

2.3 Dodanie danych

Następnym krokiem jest dodanie danych do nowego lokalu, uzupełniamy je od daty przekazania własności (aktu notarialnego). Przed przystąpieniem do czynności, sprawdzamy jakie dane należy przenieść, w tym celu klikamy na lokal i następnie przycisk Dane. Aby dodać dane, należy przejść do:

  • Zakładka Administracja > menu Zasoby > Edytuj dane.
  • Pole Lokal > wybrać lokal nowego właściciela.
  • Pole Dana > wybrać żądaną daną.
  • Pole Data > wprowadzić datę wykupu lokalu.
  • Pole Wartość > wprowadzamy wartość danej taka jak była w starym lokalu, zazwyczaj dane takie jak powierzchnie, udziały i ilości się nie zmieniają, wyjątkiem są ew. normy lub zmiana liczby osób.
  • Kliknąć: Dodaj.
  • Czynności powtarzamy dla każdej danej, która jest dodana do lokalu.
  • Kliknąć: Zapisz.

Wykup wstecz dodanie danych nowego właściciela.

2.4 Dodanie liczników

Następnym krokiem jest dodanie liczników w nowym lokalu, tworzymy je z datą przekazania własności (aktu notarialnego), numery i typy podajemy takie jak były u starego właściciela. Wartość odczytu podajemy z protokołu przekazania lokalu. Aby dodać liczniki, należy przejść do:

  • Zakładka Administracja > menu Zasoby > Edytuj liczniki.
  • Kliknąć: Nowy.
  • Pole Lokal > wybrać lokal nowego właściciela.
  • Pole Grupa liczników > wybrać grupę liczników.
  • Pole Typ licznika > wybrać typ licznika.
  • Pole Numer > wpisać numer, maksymalnie 12 znaków, bez zer przodujących.
  • Pole Data założenia > wprowadzić datę wykupu lokalu.
  • Pole Data legalizacji > ustawić datę przyszłej legalizacji.
  • Pole Odczyt > wpisujemy wartość odczytu z protokołu przekazania.
  • Pole Prognoza > wpisać prognozę, może pozostać pusta.
  • Pole Lokalizacja > wpisać lokalizacje, może pozostać puste.
  • Klikamy: Utwórz.
  • Czynności powtarzamy dla każdego aktywnego licznika, który był w lokalu starego właściciela.

Wykup wstecz dodanie liczników nowego właściciela.

2.5 Dodanie prognoz

Następnym krokiem jest dodanie prognoz w lokalu nowego właściciela, dodajemy je od daty przekazania własności (aktu notarialnego). Przed przystąpieniem do czynności, sprawdzamy jakie prognozy należy dodać, w tym celu klikamy na lokal i następnie przycisk Liczniki. Aby je dodać, należy przejść do:

  • Zakładka Administracja > menu Zasoby > Edytuj prognozy.
  • Pole Licznik > wybieramy licznik w lokalu nowego właściciela.
  • Pole Data > ustawiamy datę wykupu lokalu.
  • Pole Wartość > wpisujemy prognozę.
  • Klikamy: Dodaj.
  • Czynności powtarzamy dla każdego aktywnego licznika w lokalu, który powinien posiadać prognozę.
  • Klikamy: Zatwierdź.

Wykup wstecz dodanie prognoz nowego właściciela.

3.1 Naliczenia korekty

Po sporządzeniu powyższych korekt trzeba naliczyć korektę wykupu wstecz. Aby to zrobić, należy przejść do:

  • Zakładka Administracja > przycisk Naliczenia > K. bieżąca.
  • Pole Struktura > klikamy na cały budynek.
  • Menu Obciążenia > Nalicz korekty.

Pierwszym objawem poprawnej korekty może być to, że wychodzi na zero. Będzie tak tylko wtedy, gdy stary i nowy właściciel mają te same wartości danych, prognoz i odczytów, co daje te same naliczenia. Jeśli nie wychodzi na zero, to prosimy sprawdzić składniki korekty, które są niezerowe i czy są poprawne.

Wykup wstecz naliczenie korekty.

3.2 Sprawdzenie korekty

Sprawdzanie danych lokali > przycisk Dane:

  • Klikamy na cały budynek. Sprawdzamy, czy dane, które powinny być nie zmienne, mają stałą wartość. Przykładem są powierzchnie, udziały i ilości lokali/MP/garaży. Wartości, które mogą się zmieniać to zazwyczaj dane, które mają wpływ na opłaty za media.
  • Będąc na całym budynku, można zaznaczyć daną > menu Widok > Struktura danych w lokalach. Za pomocą tej funkcji można sprawdzić dokładniej zmiany danych na lokalach.
  • Klikamy na lokal starego i nowego właściciela. Sprawdzamy, czy dane są wyzerowanie i dodane od poprawnych dat. Oraz czy mają poprawną wartość i czy zostały przeniesione wszystkie.

Sprawdzenie liczników, odczytów i prognoz > przycisk Liczniki:

  • Klikamy na starego właściciela. Rozwijamy liczniki i sprawdzamy, czy odczyty końcowe są podane z poprawną datą wykupu. Zwracamy też uwagę na wartość i datę prognoz liczników.
  • Klikamy na nowego właściciela. Rozwijamy liczniki i sprawdzamy, czy liczniki są dodane z poprawną datą wykupu. Zwracamy też uwagę na wartość i datę prognoz liczników.

Sprawdzenie korekty > przycisk Naliczenia:

  • Klikamy na cały budynek > przycisk Naliczenia > K.bieżąca.
  • Sprawdzamy, czy w korekcie pojawiają się wszystkie składniki opłat, które naliczały się do tej pory i mają zostać skorygowane.
  • Zaznaczyć pozycję opłaty > menu Widok > Struktura naliczeń w lokalach. Za pomocą tej funkcji można sprawdzić dokładniej zmiany naliczeń w lokalach.
  • Sprawdzamy wartość korekt na poszczególnych lokalach.
  • Sprawdzamy przyszłe naliczenia dla lokali, stary właściciel nie powinien mieć naliczeń.
  • Prosimy też sprawdzić, czy w korekcie bieżącej nie nalicza się korekta/rozliczenia dla innych lokali.

Wykup wstecz sprawdzenie korekty.

3.3 Księgowanie korekty

Po upewnieniu się, że zmiany i naliczenia są prawidłowe, można przejść do księgowania korekty, w tym celu, należy przejść do:

  • Zakładka Administracja > menu Funkcje > Księguj należności.
  • Pole Księgowanie > Korekty.
  • Pole Data > ustawiamy miesiąc księgowania, powinien się podpowiedzieć.
  • Pole Data księgowania > ustawiamy datę księgowania, domyślnie ostatni dzień miesiąca, można zmienić na późniejszą.
  • Pole Bazowy termin płatności > ustawiamy bazowy termin płatności (sprawdź instrukcje odnośnie do Terminów płatności).
  • Pole Termin płatności zwrotów > Data.
  • Pole Opis > wpisujemy opis korekty.
  • Wpisujemy hasło i zatwierdzamy.

Po zaksięgowaniu można rozpocząć drukowanie dokumentów dla właścicieli.

Wykup wstecz księgowanie korekty.

4.0 Usunięcie starego właściciela z lokalu

Gdy wszystko jest już zaakceptowane, pozostaje tylko usunięcie starego właściciela z lokalu, dzięki temu nie będzie już pobierana opłata abonamentowa za system za ten lokal. Aby to wykonać, należy przejść do:

Zakładki Administracja > menu Zasoby > Edytuj właścicieli.

  • Pole Lokal > wybrać lokal, który został opisany w punkcie 1.1, lokal z S-ką.
  • Pole Data > ustawiamy datę bieżącą, powinna się podpowiedzieć.
  • Pole Operacja > wybrać Usuń właściciela.
  • Klikamy: Dodaj.
  • Klikamy: Zatwierdź.

Ikona mieszkania starego właściciela wyblaknie, zostanie określona też data końcowa. Stary właściciel zniknie z pola struktury po zamknięciu roku, w którym był przeprowadzony wykup.

Wykup wstecz księgowanie korekty.

Uwagi:

  • Jeśli wprowadzają Państwo wykup wstecz w okresie, który został już rozliczony z liczników, to edycję odczytów liczników trzeba przeprowadzić za pomocą menu Zasoby > Edytuj odczyty wstecz.
    • Licznikom starego właściciela uzupełniamy odczyty:
      • Na datę wykupu — wartość z protokołu.
      • Na koniec okresu rozliczenia — taki sam jak z dnia wykupu/protokołu.
      • Każdy następny odczyt (jeśli są) — taki sam.
    • Licznikom nowego właściciela uzupełniamy odczyty:
      • Na datę wykupu — wartość z protokołu.
      • Na koniec okresu rozliczenia — podajemy rzeczywistą wartość.
      • Każdy następny odczyt (jeśli są) — podajemy rzeczywistą wartość.
  • Jeśli wprowadzają Państwo wykup wstecz w okresie, który został już rozliczony z kosztów systemowym rozliczeniem, to korekta dla rozliczonych składników nie zrobi się, trzeba ją wyliczyć i zaksięgować samodzielnie.
  • STARA DOKUMENTACJA
  • Zmian stawek na lokalach zazwyczaj nie wykonujemy, wyzerowanie danych i prognoz powinno spowodować korektę. Niemniej jednak należy sprawdzić, czy któryś ze składników naliczeń nie zależy od samej stawki i ew. wykonać zmiany.