Import operacji bankowych

Za pomocą opisywanej funkcji można do systemu zaimportować wszystkie pozycje występujące na rachunku bankowym. Co więcej, w przeciwieństwie do importu płatności masowych, nie trzeba podpisywać z bankiem dodatkowej umowy oraz ponosić dodatkowych kosztów. Właściciele nie posiadają indywidualnych nr rachunków, przelewy kierują bezpośrednio na konto główne wspólnoty. Pozycje są identyfikowane następująco:

  • Wpłaty — na podstawie numeru rachunku wpłacającego (z którego przychodzi przelew).
  • Zapłaty — na podstawie numeru rachunku wyjściowego (na który jest kierowany przelew).
  • Pozostałe uznania rachunku bankowego, np. odsetki od lokat, są księgowane automatycznie na wskazane konto.
  • Pozostałe obciążenia rachunku bankowego, np. prowizje i opłaty, są księgowane automatycznie na wskazane konto.

Uruchomienie

Przed przystąpieniem do importu trzeba dla każdego budynku i rachunku bankowego, określić kilka ważnych ustawień. Aby to zrobić, należy przejść do:

  • Zakładka Zasoby > menu Funkcje > Importuj wyciąg elektroniczny.
  • Zakładka Rachunki bankowe.
  • Pole Zasób > wybieramy budynek
  • Pole Konto > wybieramy konto księgowe rachunku bankowego.
  • Pole Opis > opis konta.
  • Pole Pozycje nierozpoznane Ma (Odsetki) > ustalamy konto księgowe dla pozycji nierozpoznanych, uznań, zazwyczaj jest to konto 7xx-.. Przychody finansowe lub 2xx-.. Pozycje do wyjaśnienia.
  • Pole Pozycje nierozpoznane Wn (Prowizje) > ustalamy konto księgowe dla pozycji nierozpoznanych, obciążeń, zazwyczaj jest to konto 4xx/7xx-.. Koszty finansowe lub 2xx-.. Pozycje do wyjaśnienia.
  • Pole Bank > wskazujemy odpowiedni bank.
  • Pole Numer > wpisujemy numer konta.
  • Kliknąć: Dodaj.
  • Podobnie uzupełniamy dla innych budynków lub rachunków.
  • Pole Hasło > wpisać hasło.
  • Kliknąć: Zatwierdź.

Powyższe ustawienia można dowolnie zmieniać w późniejszym czasie. Jeśli Państwa banku nie ma na liście, to prosimy się zgłosić do działu wsparcia Weles3.

Uruchomienie importu

Pobranie pliku z banku

Z banku należy pobrać plik z listą operacji bankowych. Dane w pliku wyciągu powinny być w jednym z formatów:

  • Elixir
  • MT940
  • xml

Pliki te zazwyczaj mają rozszerzenia: *.ELX *.RES *.xml *.txt *.sta *.csv *.mt940, należy tutaj zaznaczyć, że rozszerzenie nie decyduje czy plik się zaimportuje, do importu potrzeby jest właściwy format danych zawartych wewnątrz pliku. Plik musi być plikiem tekstowym, czyli zawierającym dane w postaci alfanumerycznej, więc importu nie przejdą formaty PDF, DOC, XLS.

Nie opiszemy tutaj pobierania pliku ze strony banku, każdy z nich ma swój sposób na generowanie raportu oraz różne formaty plików do wyboru, dodatkowo te rzeczy mogą się zmieniać w czasie. Jako pomoc w wyborze odpowiedniego formatu wyciągu podajemy przykłady nazw plików, które do tej pory są importowane do systemu:

  • PKO BP:
    • MT940_xx1440138700000000xxxxxxxx_20201209.txt
    • ACCOUNTS-HISTORY-STANDARD_xxxxxxx_20201228_xxxxxx_xxxxxxxx.xml
    • history_20201207_xxxxxx.xml
    • ELIXIR_xx102010550000xxxxxxxxxxxx_20201231.txt
    • xxxxxxxx.RES
  • Pekao:
    • export20201201xxxxxx.mt940
    • export20210103xxxxxx.sta
  • Millennium:
    • Historia_transakcji_20201210_xxxxxx.sta
  • ING:
    • Wyciag_dla_Otwarte_Konto_Oszczęd._Firma__30.11.2020.sta
    • Wyciag_dla_Konto_Direct_dla_Firmy_w_PLN__30.11.2020.sta
    • Wyciag_dla_Konto Direct dla wspóln mieszk__31.10.2020.sta
    • Wyciag_dla_KONTO Z LWEM ZYSK w PLN__31.10.2020.sta
    • Lista_transakcji_nr_xxxxxxxxxx_xxxxxx.csv
  • BNP Paribas:
    • export20201201xxxxxxxxxx.mt940
  • Pocztowy:
    • 11M_2020.mt940
    • xx13201120xxxxxxxxx0000001_1_MT940
  • Alior:
    • export20201202xxxxxx.STA
  • mBank:
    • xxxxxxx.dat
  • BZWBK:
    • wyciag_xxxx_20201201.mt940x
  • GetIn:
    • wyciagi_zbiorcze_2021-01-05_10-13-25.xml
  • BOŚ:
    • _BOS_operacje_201201_xxxxxx.txt
  • Deutsche Bank:
    • eWyciag_20210104_xxxxxx.csv

Zazwyczaj ustalenie właściwego typu pliku należy przeprowadzić metodą prób i błędów. Najlepiej ze strony banku pobrać kilka różnych plików. Następnie skorzystać z funkcji do sprawdzania formatu w:

  • Zakładka Zasoby > menu Funkcje > Importuj wyciąg elektroniczny.
  • Zakładka Sprawdzenie formatu.

Należy tutaj wczytać plik i jeśli otworzy się tabelka z operacjami wyciągu, to oznacza, że format danych jest prawidłowy. Jest to opisane w dedykowanej instrukcji.

Z importu operacji bankowych można korzystać nawet wtedy, gdy wspólnota posiada płatności masowe. Należy tutaj stosować pewną zasadę, z banku należy pobrać dwa pliki:

  • Pierwszy z nich musi zawierać operacje tylko z wpłatami właścicieli na rachunki wirtualne, importujemy go w: Importuj płatności masowe.
  • Drugi musi zawierać wszystkie pozostałe operacje z wyłączeniem wpłat masowych, importujemy go w: Importuj wyciąg elektroniczny.

Dla przykładu z banku PKO BP można pobrać paczkę przelewów składającą się z 3 plików:

  • *.ELX > zawiera wszystkie operacje — pomijamy go.
  • *.SWR > zawiera wyłącznie operacje skierowane na SWRK.
  • *.RES > zawiera operacje z wyłączeniem tych, skierowanych na SWRK.

Pliki SWR i RES importujemy zgodnie z wcześniejszym opisem.

Do programu można importować paczkę wyciągów bankowych spakowanych w archiwum ZIP.

Jeśli napotykają Państwo problem z wyborem pliku pomimo zastosowania powyższych sposobów, to prosimy o kontakt z działem wsparcia Weles3.

Import pliku wyciągu

Aby zaimportować plik, należy przejść do:

  • Zakładka Zasoby > menu Funkcje > Importuj wyciąg elektroniczny.
  • Zakładka Dodawanie.
  • Pole Plik > klikamy Przeglądaj.
  • W oknie dialogowym wyszukujemy plik.
  • Klikamy: Otwórz.
  • Pole Hasło > wpisujemy hasło.
  • Klikamy: Zatwierdź.

Po kliknięciu Zatwierdź okno może się zamknąć i wpłaty zostaną zaksięgowane w systemie. W tym momencie może też pojawić się błąd:

ERR
Brak konta FK dla rachunku 'WWEEEEOOOOPPPPLLLLNNNNYYYY'
Brak konta FK dla rachunku 'AABBBBCCCCDDDDEEEEFFFFGGGG'
Brak konta FK dla rachunku 'AAQQQQWWWWRRRRSSSSDDDDFFFF'

Oznacza to, że wpłata/zapłata z/na konto AA BBBB CCCC DDDD EEEE FFFF GGGG nie ma przypisanego konta księgowego, gdzie mogłaby się zaksięgować. Takie sparowanie trzeba teraz utworzyć, w tym celu, należy:

  • Zamknąć okno błędu.
  • Zakładka Edycja.
  • Pole Rachunek zasobu > wybrać budynek i rachunek, dla którego był importowany plik.

W dolnej części okna pokaże się tabelka, w której przypisujemy Rachunek obcy do Konta FK. Należy odszukać pozycje, dla których Konto FK nie jest określone. Następnie:

  • Z prawej strony pozycji klikamy na ikonkę lupy, pozycja załaduje się do górnej części okna.
  • Pole Rachunek obcy > pomijamy.
  • Pole Nadawca > będzie uzupełnione danymi nadawcy/odbiorcy przelewu.
  • Pole Treść > będzie uzupełnione tytułem przelewu.
  • Pole Konto FK > na podstawie wcześniejszych pól ustawiamy konto księgowe właściciela lub kontrahenta, ew. inne dowolne np. 2xx-.. Pozycje do wyjaśnienia.
  • Pole Konto FK zapłat > podajemy tutaj konto do zapłat, jeżeli mają być one księgowane na innym koncie niż w polu Konto FK, można w ten sposób rozdzielić wpłaty i zapłaty.
  • Kliknąć: Dodaj.

Powyższe czynności powtarzamy dla każdego rachunku obcego, który nie ma przypisanego konta księgowego. Gdy pozycje będą uzupełnione, należy:

  • Pole Hasło > wpisać hasło.
  • Kliknąć: Zatwierdź.

Okno funkcji zamknie się, należy jednak powrócić do niej i ponownie spróbować dodać plik do systemu, zaczynając jeszcze raz od początku instrukcji.

Zaimportowane wyciągi można dowolnie edytować i usuwać tak jak zwyczajny dekret. Można też je importować jeszcze raz, dodając do nazwy pliku frazę _WYMUS_.

Import wyciągu

Edycja konta księgowego

Czasami zachodzi konieczność zmiany miejsca księgowania się operacji bankowych dla danego rachunku obcego. W systemie można to bez problemu zrealizować, aby to zrobić, należy:

  • Zakładka Zasoby > menu Funkcje > Importuj wyciąg elektroniczny.
  • Zakładka Edycja.
  • Pole Rachunek zasobu > wybrać budynek i rachunek.
  • Z prawej strony pozycji klikamy na ikonkę lupy, pozycja załaduje się do górnej części okna.
  • Pole Rachunek obcy > pomijamy.
  • Pole Nadawca > będzie uzupełnione danymi nadawcy/odbiorcy przelewu.
  • Pole Treść > będzie uzupełnione tytułem przelewu.
  • Pole Konto FK > na podstawie wcześniejszych pól ustawiamy konto księgowe właściciela lub kontrahenta, ew. inne dowolne np. 2xx-.. Pozycje do wyjaśnienia.
  • Pole Konto FK zapłat > podajemy tutaj konto do zapłat, jeżeli mają być one księgowane na innym koncie niż w polu Konto FK, można w ten sposób rozdzielić wpłaty i zapłaty.
  • Kliknąć: Dodaj.
  • Pole Hasło > wpisać hasło.
  • Kliknąć: Zatwierdź.

Edycja konta