Edycja kontrahentów

Kontrahenci to dostawcy mediów, usług oraz towarów na rzecz wspólnoty mieszankowej. Są oni wspólni dla wszystkich zasobów prowadzonych w danej bazie klienckiej, więc (zazwyczaj) wprowadzamy ich tylko raz. Wyjątkiem jest sytuacja w której w danym zasobie jeden dostawca prowadzi dwa rozrachunki z różnych tytułów z wspólnotą mieszkaniową, na przykład mamy dwie oddzielne umowy (których nie można połączyć) za które wspólnota musi robić dwa przelewy.

Konta kontrahentów znajdują się na koncie syntetycznym 202. Struktura tego konta jest narzucona przez system i ma postać: SSS-AAAAAAAAA. Numeracja kont jest automatyczna, każdy kolejny kontrahent ma numer konta większy o jeden. Edycje tych kont prowadzimy przez niżej wymienioną funkcję.

Dodanie nowego kontrahenta

Aby dodać nowego kontrahenta, należy wykonać następujące czynności:

• Zakładka Zasoby > menu Zasoby > Edytuj Kontrahentów.
• Kliknąć: Nowy.
• Pole NIP > podajemy NIP.
• Jeśli podamy NIP i klikniemy: Pobierz z REGON, system odszuka kontrahenta i uzupełni pola Kontrahent oraz Adres.
• Pole Kontrahent > podajemy nazwę kontrahenta.
• Pole Klucz > podajemy nazwę/skrót kontrahenta.
• Pole Adres > podajemy adres kontrahenta.
• Pole Konto bankowe > podajemy numer konta bankowego (lub pozostawiamy puste). W tym miejscu wpisujemy głowny numer, jeśli kontrahent dla każdego zasobu/umowy/rozrachunku nadaje inne, to takie indywidualne numery bankowe uzupełniamy w innym miejscu w systemie. W tym celu prosimy sprawdzić instrukcję: Konta bankowe kontrahentów. Konta podane w tym polu jest wykorzystywane w imporcie operacji bankowych oraz w eksporcie zapłat (zleceń przelewów za koszty).
• Pole E-mail > podajemy adres e-mail (lub pozostawiamy puste).
• Pole Telefon > podajemy numer telefonu (lub pozostawiamy puste).
• Kliknąć: Utwórz.

Edycja danych kontrahenta

Edytując dane kontrahentów prosimy zachować pewną ostrożność. Na przykład, raz wpisanego nipu nie zmieniamy ze względów podatkowych. Nie edytujemy też danych firmy radykalnie, niedopuszczalne jest zmienienie firmy A na firmę B. Aby edytować kontrahenta, należy wykonać następujące czynności:

• Zakładka Zasoby > menu Zasoby > Edytuj Kontrahentów.
• Wybrać kontrahenta z listy.
• Kliknąć: Edycja.
• Pole NIP > jeśli trzeba, poprawiamy NIP.
• Jeśli podamy NIP i klikniemy: Pobierz z REGON, system odszuka kontrahenta i uzupełni pola Kontrahent oraz Adres.
• Pole Kontrahent > jeśli trzeba, poprawiamy nazwę kontrahenta.
• Pole Klucz > jeśli trzeba, poprawiamy nazwę/skrót kontrahenta.
• Pole Adres > jeśli trzeba, poprawiamy adres kontrahenta.
• Pole Konto bankowe > jeśli trzeba, poprawiamy numer konta bankowego (lub pozostawiamy puste).
• Pole E-mail > jeśli trzeba, poprawiamy adres e-mail (lub pozostawiamy puste).
• Pole Telefon > jeśli trzeba, poprawiamy numer telefonu (lub pozostawiamy puste).
• Kliknąć: Zapisz.

Usuwanie kontrahenta

Kontrahent nie może posiadać księgowań na swoim koncie 202, aby móc go usunąć. Usuwanie jest bardzo proste, należy wykonać następujące czynności:

• Zakładka Zasoby > menu Zasoby > Edytuj Kontrahentów.
• Wybrać kontrahenta z listy.
• Kliknąć: Usuń.

Kontrahent usunie się natychmiast.