Eksport zapłat elektronicznych

Funkcja służy do generowania plików z poleceniem zapłaty np. za faktury kosztowe kontrahentów. Taki plik należy później zaimportować do systemu bankowego celem wykonania przelewów. Poniżej opisano kroki, jakie trzeba wykonać, aby móc korzystać z tej funkcji w programie.

Konta bankowe kontrahentów

Przed przystąpieniem do eksportu konieczne jest uzupełnienie numeru kont bankowych kontrahentów. W tym celu należy przejść do:

• Zakładka Zasoby > menu Zasoby > Edytuj Kontrahentów — podany tutaj numer konta będzie obowiązywał we wszystkich nieruchomościach.

Natomiast jeśli wspólnota ma nadany indywidualny numer konta i jest on inny niż ogólny, to uzupełniamy go w:

• Zakładka Administracja > menu Elementy > Konta kontrahentów.

Wyżej wymienione sposoby są dokładniej opisane w instrukcji: Konta bankowe kontrahentów.

Uruchomienie eksportu zapłat

Kolejnym niezbędnym krokiem jest określenie kilku parametrów konta bankowego nieruchomości, z którego wykonywane są transakcje (wpłaty/wypłaty) - są to wspólne ustawienia dla Eksportu zapłat elektronicznych oraz Importu wyciągów elektronicznych.

• Zakładka Zasoby > menu Funkcje > Eksportuj zapłaty elektroniczne.
• Zakładka Rachunki bankowe.
• Pole Zasób > wybieramy budynek.
• Pole Konto FK > wybieramy konto księgowe rachunku bankowego.
• Pole Nazwa > wpisujemy skróconą nazwę rachunku. (np Bieżące, FR, Lokata)
• Pole Konto FK nierozpoznanych Ma (Odsetki) > wskazujemy konto pozycji od banku. Na przykład: odsetki od lokat, wpłaty w kasie banku. Uznania takie domyślnie będą trafiały na wskazane tutaj konto.
• Pole Konto FK nierozpoznanych Wn (Prowizje) > wskazujemy konto pozycji od banku. Na przykład: prowizje bankowe, wypłaty w kasie w banku. Obciążania takie domyślnie będą trafiały na wskazane tutaj konto.
• Pole Bank > Wskazujemy bank, z którym mamy podpisaną umowę — system wygeneruje wtedy plik w odpowiednim formacie (tak, żeby można było go bez problemu zaimportować do systemu bankowego). W przypadku, gdyby na liście nie ma Państwa banku, prosimy o kontakt mailowy z danymi kontaktowymi do opiekuna — postaramy się jak najszybciej zaktualizować listę, o ile będzie taka możliwość.
• Pole Rachunek bankowy > wprowadzamy numer rachunku bankowego. Cyfry mogą być oddzielone spacją lub wprowadzone ciągiem (bez odstępów).
• Pole Domyślny rachunek do zapłat > wskazujemy, czy dodawany rachunek ma być domyślnym rachunkiem do płacenia za koszty zasobu. (Patrz uwagi poniżej).
• Klikamy: Dodaj.
• Jeśli trzeba, można dodać pozycje dla innych budynków.
• Klikamy: Zatwierdź.

Po zdefiniowaniu rachunków (i nr RB kontrahentów) można przejść do eksportu zapłat.

Uwagi do pola Domyślny rachunek do zapłat:

• Tak > ustawiamy tylko przy jednym rachunku bankowym zasobu i tylko przy takim, który ma służyć jako jedyny do opłat za koszty. Zachęcamy ustawienie Tak dla zasobów gdzie sytuacja jest jednoznaczna.
• Jeśli koszty zasobu, są płacone z więcej niż jednego rachunku bankowego danego zasobu, to zalecamy ustawienie Nie dla wszystkich rachunków bankowych tego zasobu, wtedy:
  • Numer rachunku, z którego zostanie zrobiony przelew, będzie sugerowany na podstawie wcześniejszych przelewów (zapłat, po zaimportowaniu ich do Weles3).
• Jeśli żaden z rachunków zasobu nie będzie miał ustawione Tak oraz mamy nowego kontrahenta, dla którego jeszcze nie było zapłat za jego koszty, to w eksporcie system oznaczy takie pozycje na czerwono - bedzie można je ręcznie edytować.

Eksport zapłat

Aby pobrać plik z zapłatami, należy przejść do:

• Zakładka Zasoby > menu Funkcje > Eksportuj zapłaty elektroniczne.
• Zakładka Zapłaty.

Jako pierwszą czynność wykonujemy:

• Klikamy: Pobierz nieopłacone.

Na ekranie pojawi się pop-up, w którym:

• Lista Zasób > wybieramy zasoby do eksportu zapłat za koszty, można zaznaczyć więcej niż jeden. Wszystkie oznaczamy klawiszem =.
• Pole Dni przed TP > określamy ilość dni, w których przeciągu upływa termin płatności pozycji kosztowej, które podpowiedzą się do eksportu. Jeżeli wskażemy np. 7 dni, to system wygeneruje listę płatności do zrealizowania, którym w przeciągu 7 dni od bieżącej daty upływa termin płatności (ew. zaległe/przeterminowane płatności również zostaną pokazane).
• Pole Min data przelewu > minimalna data zlecenia przelewu zapłaty w generowanym pliku. Domyślnie jest to data bieżąca + 1 dzień.
• Pole Max data przelewu > maksymalna data zlecenia przelewu zapłaty w generowanym pliku. Domyślnie jest to data bieżąca + 1 dzień.
• Pole Uwzględnij rozrachunki > decydujemy o uwzględnianiu Łączenia rozrachunków:
  • Nie > wpłaty są zaliczane na najstarsze faktury i do zapłaty pokazują się najnowsze faktury kosztowe.
  • Tak > system uwzględnia Łączenie rozrachunków i dopiero pozostałe pozycje (obciążenia/wpłaty) zapisuje na najstarsze.
• Pole Wcześniej wyeksportowane > decydujemy czy system:
  • Nie uwzględniaj > pominie pozycje które były już wcześniej wyeksportowane.
  • Uwzględniaj > uwzględni/pobierze pozycje które były już wcześniej wyeksportowane.
• Klikamy: Pobierz nieopłacone.

W głównym oknie pojawi się nam lista pozycji zapłat za poszczególne faktury kosztowe do eksportu. Sprawdzamy ją dokładnie.

Pozycje zapłat można samodzielnie edytować lub dodawać/usuwać. Aby usunąć zbędną pozycję, klikamy na symbol X po prawej stronie pozycji. Aby edytować, klikamy na symbol X.

Dodawanie / edycję pozycji rozpoczynamy od:

• Pole Zasób > wybieramy wspólnotę.
• Pole Rachunek > wybieramy rachunek, z którego mają wyjść zapłaty.
• Pole Kontrahent > wybieramy pożądanego dostawcę.
• Pole Dowód > wpisujemy tytuł przelewu lub numer faktury.
• Pole Wartość > podajemy kwotę przelewu.
• Pole Termin zapłaty > podajemy dzień, w którym ma zostać zlecony przelew.
• Klikamy: Dodaj.

Przed finalnym eksportem należy poprawić ewentualne niejasności - pozycje które sprawiają problem będą oznaczone kolorem czerwonym, bez tego przycisk Zatwierdź będzie nie aktywny.

Gdy w oknie eksportu pozostaną pożądane pozycje, można pobrać plik z zapłatami, należy:

• Pole Zapisz > ustalamy czy:
  • Nie zapisuj > pozycje nie będą oznaczone jako wyeksportowane, będą się podpowiadać w przyszłości jeszcze raz.
  • Zapisz eksportowane > pozycje będą oznaczone jako wyeksportowane, nie będą się podpowiadać przy ponownych eksportach.
  • Zapisz wszystkie > TBD
• Kliknąć: Zatwierdź.

Plik należy zapisać na dysku. Następnie trzeba go zaimportować do systemu bankowego. W przypadku eksportu dla wielu zasobów pobierze się archiwum ZIP.

Podgląd faktur do zapłaty

W systemie można podejrzeć faktury, którym zbliża się termin płatności. Aby to zrobić, należy przejść do:

• Zakładka Zasoby > menu Funkcje > Eksportuj zapłaty elektroniczne.
• Zakładka Nadchodzące faktury.

W oknie zostaną wyświetleni kontrahenci oraz ich faktury, pogrupowane na dni wg. terminu płatności.