Funkcja służy do generowania plików z poleceniem zapłaty np. za faktury kosztowe kontrahentów. Taki plik należy później zaimportować do systemu bankowego celem wykonania przelewów. Poniżej opisano kroki, jakie trzeba wykonać, aby móc korzystać z tej funkcji w programie.
Przed przystąpieniem do eksportu konieczne jest uzupełnienie numeru kont bankowych kontrahentów. W tym celu należy przejść do:
Zasoby
> menu Zasoby
> Edytuj Kontrahentów
— podany tutaj numer konta będzie obowiązywał we wszystkich nieruchomościach.Natomiast jeśli wspólnota ma nadany indywidualny numer konta i jest on inny niż ogólny, to uzupełniamy go w:
Administracja
> menu Elementy
> Konta kontrahentów
.Wyżej wymienione sposoby są dokładniej opisane w instrukcji: Konta bankowe kontrahentów.
Kolejnym niezbędnym krokiem jest określenie kilku parametrów konta bankowego nieruchomości, z którego wykonywane są transakcje (wpłaty/wypłaty) - są to wspólne ustawienia dla Eksportu zapłat elektronicznych
oraz Importu wyciągów elektronicznych
.
Zasoby
> menu Funkcje
> Eksportuj zapłaty elektroniczne
.Rachunki bankowe
.Zasób
> wybieramy budynek.Konto
> wybieramy konto księgowe rachunku bankowego.Pozycje nierozpoznane Ma (Odsetki)
> Wskazujemy Konto pozycji nierozpoznanych. W programie plik z płatnościami zawiera np. prowizje bankowe, wpłaty w kasie w banku/poczcie itp. — są to pozycje, których nie da się przypisać do konkretnego konta (właściciela/kontrahenta itp.). Wpłaty takie domyślnie będą trafiały na wskazane tutaj konto.Pozycje nierozpoznane Wn (Prowizje)
> Wskazujemy Konto pozycji nierozpoznanych. W programie plik z płatnościami zawiera np. prowizje bankowe, wpłaty w kasie w banku/poczcie itp. — są to pozycje, których nie da się przypisać do konkretnego konta (właściciela/kontrahenta itp.). Wpłaty takie domyślnie będą trafiały na wskazane tutaj konto.Bank
> Wskazujemy Bank, z którym mamy podpisaną umowę — system wygeneruje wtedy plik w odpowiednim formacie (tak, żeby można było go bez problemu zaimportować do systemu bankowego). W przypadku, gdyby na liście nie ma Państwa banku, prosimy o kontakt mailowy z danymi kontaktowymi do opiekuna — postaramy się jak najszybciej zaktualizować listę, o ile będzie taka możliwość.Numer
> wprowadzamy Numer rachunku bankowego. Cyfry mogą być oddzielone spacją lub wprowadzone ciągiem (bez odstępów).Dodaj
.Zatwierdź
.Aby pobrać plik z zapłatami, należy przejść do:
Zasoby
> menu Funkcje
> Eksportuj zapłaty elektroniczne
.Zapłaty
.Dni przed TP
> określamy ilość dni, w których przeciągu upływa termin płatności pozycji kosztowej, które podpowiedzą się do eksportu. Jeżeli wskażemy np. 7 dni, to system wygeneruje listę płatności do zrealizowania, którym w przeciągu 7 dni od bieżącej daty upływa termin płatności (ew. zaległe/przeterminowane płatności również zostaną pokazane).Minimalny TP
> minimalna data zlecenia przelewu zapłaty. Domyślnie jest to data bieżąca + 1 dzień.Pobierz nieopłacone
> do dolnej części okna powinny się dodać pozycje z zapłatami. Na przycisk ten klikamy jednokrotnie, każde kliknięcie powoduje dodanie kolejnych, prosimy mieć to na uwadze, aby nie zlecić zapłaty dwa razy za tą samą pozycję.Pozycje zapłat można samodzielnie edytować lub dodawać/usuwać. Aby usunąć zbędną pozycję, klikamy na symbol niebieskiego kluczyka po prawej stronie pozycji. Aby edytować, klikamy na symbol lupy. Natomiast dodawanie ręcznie nowej pozycji rozpoczynamy od przejścia do:
Rachunek
> wybieramy wspólnotę/rachunek, z którego mają wyjść zapłaty.Kontrahent
> wybieramy pożądanego dostawcę.Dowód
> wpisujemy tytuł przelewu lub numer faktury.Wartość
> podajemy kwotę przelewu.Termin zapłaty
> podajemy dzień, w którym ma zostać zlecony przelew.Dodaj
.Gdy w oknie eksportu pozostaną pożądane pozycje, można pobrać plik z zapłatami, należy:
Zatwierdź
.Plik należy zapisać na dysku. Następnie trzeba go zaimportować do systemu bankowego.
W systemie można podejrzeć faktury, którym zbliża się termin płatności. Aby to zrobić, należy przejść do:
Zasoby
> menu Funkcje
> Eksportuj zapłaty elektroniczne
.Nadchodzące faktury
.W oknie zostaną wyświetleni kontrahenci oraz ich faktury, pogrupowane na dni wg. terminu płatności.