Eksport zapłat elektronicznych

Funkcja służy do generowania plików z poleceniem zapłaty np. za faktury kosztowe kontrahentów. Taki plik należy później zaimportować do systemu bankowego celem wykonania przelewów. Poniżej opisano kroki, jakie trzeba wykonać, aby móc korzystać z tej funkcji w programie.

Konta bankowe kontrahentów

Przed przystąpieniem do eksportu konieczne jest uzupełnienie numeru kont bankowych kontrahentów. W tym celu należy przejść do:

• Zakładka Zasoby > menu Zasoby > Edytuj Kontrahentów — podany tutaj numer konta będzie obowiązywał we wszystkich nieruchomościach.

Natomiast jeśli wspólnota ma nadany indywidualny numer konta i jest on inny niż ogólny, to uzupełniamy go w:

• Zakładka Administracja > menu Elementy > Konta kontrahentów.

Wyżej wymienione sposoby są dokładniej opisane w instrukcji: Konta bankowe kontrahentów.

Uruchomienie eksportu zapłat

Kolejnym niezbędnym krokiem jest określenie kilku parametrów konta bankowego nieruchomości, z którego wykonywane są transakcje (wpłaty/wypłaty) - są to wspólne ustawienia dla Eksportu zapłat elektronicznych oraz Importu wyciągów elektronicznych.

• Zakładka Zasoby > menu Funkcje > Eksportuj zapłaty elektroniczne.
• Zakładka Rachunki bankowe.
• Pole Zasób > wybieramy budynek.
• Pole Konto > wybieramy konto księgowe rachunku bankowego.
• Pole Pozycje nierozpoznane Ma (Odsetki) > Wskazujemy Konto pozycji nierozpoznanych. W programie plik z płatnościami zawiera np. prowizje bankowe, wpłaty w kasie w banku/poczcie itp. — są to pozycje, których nie da się przypisać do konkretnego konta (właściciela/kontrahenta itp.). Wpłaty takie domyślnie będą trafiały na wskazane tutaj konto.
• Pole Pozycje nierozpoznane Wn (Prowizje) > Wskazujemy Konto pozycji nierozpoznanych. W programie plik z płatnościami zawiera np. prowizje bankowe, wpłaty w kasie w banku/poczcie itp. — są to pozycje, których nie da się przypisać do konkretnego konta (właściciela/kontrahenta itp.). Wpłaty takie domyślnie będą trafiały na wskazane tutaj konto.
• Pole Bank > Wskazujemy Bank, z którym mamy podpisaną umowę — system wygeneruje wtedy plik w odpowiednim formacie (tak, żeby można było go bez problemu zaimportować do systemu bankowego). W przypadku, gdyby na liście nie ma Państwa banku, prosimy o kontakt mailowy z danymi kontaktowymi do opiekuna — postaramy się jak najszybciej zaktualizować listę, o ile będzie taka możliwość.
• Pole Numer > wprowadzamy Numer rachunku bankowego. Cyfry mogą być oddzielone spacją lub wprowadzone ciągiem (bez odstępów).
• Klikamy: Dodaj.
• Jeśli trzeba, można dodać pozycje dla innych budynków.
• Klikamy: Zatwierdź.

Eksport zapłat

Aby pobrać plik z zapłatami, należy przejść do:

• Zakładka Zasoby > menu Funkcje > Eksportuj zapłaty elektroniczne.
• Zakładka Zapłaty.
• Pole Dni przed TP > określamy ilość dni, w których przeciągu upływa termin płatności pozycji kosztowej, które podpowiedzą się do eksportu. Jeżeli wskażemy np. 7 dni, to system wygeneruje listę płatności do zrealizowania, którym w przeciągu 7 dni od bieżącej daty upływa termin płatności (ew. zaległe/przeterminowane płatności również zostaną pokazane).
• Pole Minimalny TP > minimalna data zlecenia przelewu zapłaty. Domyślnie jest to data bieżąca + 1 dzień.
• Klikamy: Pobierz nieopłacone > do dolnej części okna powinny się dodać pozycje z zapłatami. Na przycisk ten klikamy jednokrotnie, każde kliknięcie powoduje dodanie kolejnych, prosimy mieć to na uwadze, aby nie zlecić zapłaty dwa razy za tą samą pozycję.

Pozycje zapłat można samodzielnie edytować lub dodawać/usuwać. Aby usunąć zbędną pozycję, klikamy na symbol niebieskiego kluczyka po prawej stronie pozycji. Aby edytować, klikamy na symbol lupy. Natomiast dodawanie ręcznie nowej pozycji rozpoczynamy od przejścia do:

• Pole Rachunek > wybieramy wspólnotę/rachunek, z którego mają wyjść zapłaty.
• Pole Kontrahent > wybieramy pożądanego dostawcę.
• Pole Dowód > wpisujemy tytuł przelewu lub numer faktury.
• Pole Wartość > podajemy kwotę przelewu.
• Pole Termin zapłaty > podajemy dzień, w którym ma zostać zlecony przelew.
• Klikamy: Dodaj.

Gdy w oknie eksportu pozostaną pożądane pozycje, można pobrać plik z zapłatami, należy:

• Kliknąć: Zatwierdź.

Plik należy zapisać na dysku. Następnie trzeba go zaimportować do systemu bankowego.

Podgląd faktur do zapłaty

W systemie można podejrzeć faktury, którym zbliża się termin płatności. Aby to zrobić, należy przejść do:

• Zakładka Zasoby > menu Funkcje > Eksportuj zapłaty elektroniczne.
• Zakładka Nadchodzące faktury.

W oknie zostaną wyświetleni kontrahenci oraz ich faktury, pogrupowane na dni wg. terminu płatności.