Księgowanie dokumentów

Gdy dokumenty są już umieszczone na dysku Google, można przejść do wprowadzania dekretów w programie, na ich podstawie. W tym celu należy przejść do:

• Zakładka Zasoby > menu Funkcje > Obieg dokumentów.

Dokumenty wprowadzamy w zakładce Księgowanie.

W tej zakładce mamy następujące opcje:

• Pole Typ podglądu > odpowiada za podgląd pliku w prawej części okna:
  • Bezpośredni > podgląd pliku pochodzi bezpośrednio z dysku Google.
  • Pośredni > podgląd pliku pochodzi z serwerów Weles 3, wybieramy tą opcję gdy nie mamy dostępu lub nie jesteśmy zalogowani w przeglądarce do konta Google na którym znajdują się pliki do zaksięgowania.
• Pole Konto > wybieramy konto Google z którego będziemy księgować pliki.
• Przycisk Odśwież > klikamy wtedy gdy chcemy odświeżyć listę plików do zaksięgowania.

Księgowanie dokumentu — Krok 1

Jako pierwsze zawsze wybieramy prawidłowe konto Google oraz plik, który będziemy wprowadzać. System będzie automatycznie rozpoznawał i podpowiadał nieruchomość i kontrahenta na liście plików, jeżeli podobne koszty były już księgowane.

Po wybraniu pliku klikamy Księguj Fakturę.

Księgowanie dokumentu — Krok 2

Zostaniemy przeniesieni do okna księgowania kosztów. Ustawiamy odpowiednie wartości w polach:

• Pole Zasób > wybieramy budynek/wspólnotę.
• Pole Kontrahent > wybieramy dostawce usługi lub towarów.
• Pole Miesiąc księgowania > określamy miesiąc księgowania.
• Pole Data pozycji > ustawiamy datę pozycji.
• Pole Termin płatności > Ustawiamy termin płatności kosztu.
• Pole Nazwa (dowód) > podajemy numer faktury. Można go skopiować z PDF lub z rozpoznanego tekstu po prawej stronie okna.
• Pole Treść > wpisujemy opis księgowania. Najczęściej używane można zapisać jako podpowiedzi w menu Funkcje > Podpowiedzi.

Po uzupełnienie powyższych przechodzimy do dodawania pozycji kosztowych.

Księgowanie dokumentu — Krok 3

Następnie należy wprowadzić pozycje z faktury kosztowej. Oczywiście można się posiłkować tekstem rozpoznanym przez system OCR, jaki i skanem dokumentu w dolnej części strony.

• Pole Typ pozycji >
  • Pole Księgowanie kosztu > wybieramy, gdy księgujemy pozycję kosztową.
  • Pole Kwota VAT > używane przy księgowaniu kosztów z VATem.
• Pole Konta dotychczasowe > jeśli koszt był już dodawany, to zostaną tutaj podpowiedziane wcześniej wybrane konta.
• Pole Konto > wskazujemy konto kosztu.
• Pole Treść > wpisujemy opis.
• Pole Kwota > podajemy kwotę.
• Klikamy: Dodaj.

Jeśli na dokumencie znajdują się kolejne pozycje, to wprowadzamy je.

Księgowanie dokumentu — Krok 4

Gdy wszystkie pozycje danego dokumentu zostaną wprowadzone i sprawdzone, można zapisać dokument.

• Klikamy: Zatwierdź.

Powrócimy do zakładki Księgowanie, dodawany dokument zniknie z listy — oznacza to, że został poprawnie wprowadzony w systemie. Po tym można przystąpić do wprowadzania kolejnego dokumentu.