Gdy dokumenty są już umieszczone na dysku Google, można przejść do wprowadzania dekretów w programie, na ich podstawie. W tym celu należy przejść do:
Zasoby
> menu Funkcje
> Łączenie zeskanowanych
.Dokumenty wprowadzamy w zakładce Przyłączanie
. Jej widok przedstawiamy poniżej, wraz z opisem poszczególnych części okna.
Jako pierwsze zawsze wybieramy prawidłowe konto dysku Google oraz plik, który będziemy wprowadzać. System będzie automatycznie rozpoznawał i podpowiadał nieruchomość i kontrahenta na liście plików, jeżeli podobne koszty były już dodawane.
Po wybraniu pliku przechodzimy do części okna odpowiadającej za ustawienia dodawanego dekretu. Ustawiamy odpowiednie wartości w polach:
Typ
> wybieramy jedną z opcji:
Faktura
> ustawiamy, jeśli wprowadzany dokument jest fakturą kosztową.Pismo
> ustawiamy, jeśli skan dotyczy dokumentu nieksięgowego. Będzie on możliwy do wyboru i przypisania w zakładce Zgłoszenia
.Zasób
> wybieramy budynek/wspólnotę.Kontrahent
> wybieramy dostawce usługi lub towarów.Miesiąc księgowania
> określamy miesiąc księgowania.Data pozycji
> ustawiamy datę pozycji.Termin płatności
> Ustawiamy termin płatności kosztu.Nazwa (dowód)
> podajemy numer faktury.Treść
> wpisujemy opis księgowania.Hasło
i przycisk Zatwierdź
> na tym etapie pomijamy.Następnie należy wprowadzić pozycje z faktury kosztowej. Oczywiście można się posiłkować tekstem rozpoznanym przez system OCR, jaki i skanem dokumentu w dolnej części strony.
Typ pozycji
>
Księgowanie kosztu
> wybieramy, gdy księgujemy pozycję kosztową.Kwota VAT
> używane przy księgowaniu kosztów z VATem.Konta dotychczasowe
> jeśli koszt był już dodawany, to zostaną tutaj podpowiedziane wcześniej wybrane konta.Konto
> wskazujemy konto kosztu.Treść
> wpisujemy opis.Kwota
> podajemy kwotę.Dodaj
.Jeśli na dokumencie znajdują się kolejne pozycje, to wprowadzamy je.
Gdy wszystkie pozycje danego dokumentu zostaną wprowadzone i sprawdzone, można zapisać dokument.
Hasło
> wprowadzamy hasło.Zatwierdź
.Okno nie zamknie się, dodawany dokument zniknie z listy — oznacza to, że został poprawnie wprowadzony w systemie. Po tym można przystąpić do wprowadzania kolejnego dokumentu.