Wprowadzanie dokumentów

Gdy dokumenty są już umieszczone na dysku Google, można przejść do wprowadzania dekretów w programie, na ich podstawie. W tym celu należy przejść do:

• Zakładka Zasoby > menu Funkcje > Łączenie zeskanowanych.

Dokumenty wprowadzamy w zakładce Przyłączanie. Jej widok przedstawiamy poniżej, wraz z opisem poszczególnych części okna.

Wprowadzanie dokumentu — krok po kroku

Krok 1

Jako pierwsze zawsze wybieramy prawidłowe konto dysku Google oraz plik, który będziemy wprowadzać. System będzie automatycznie rozpoznawał i podpowiadał nieruchomość i kontrahenta na liście plików, jeżeli podobne koszty były już dodawane.

Krok 2

Po wybraniu pliku przechodzimy do części okna odpowiadającej za ustawienia dodawanego dekretu. Ustawiamy odpowiednie wartości w polach:

• Pole Typ > wybieramy jedną z opcji:
  • Faktura > ustawiamy, jeśli wprowadzany dokument jest fakturą kosztową.
  • Pismo > ustawiamy, jeśli skan dotyczy dokumentu nieksięgowego. Będzie on możliwy do wyboru i przypisania w zakładce Zgłoszenia.
• Pole Zasób > wybieramy budynek/wspólnotę.
• Pole Kontrahent > wybieramy dostawce usługi lub towarów.
• Pole Miesiąc księgowania > określamy miesiąc księgowania.
• Pole Data pozycji > ustawiamy datę pozycji.
• Pole Termin płatności > Ustawiamy termin płatności kosztu.
• Pole Nazwa (dowód) > podajemy numer faktury.
• Pole Treść > wpisujemy opis księgowania.
• Pole Hasło i przycisk Zatwierdź > na tym etapie pomijamy.

Krok 3

Następnie należy wprowadzić pozycje z faktury kosztowej. Oczywiście można się posiłkować tekstem rozpoznanym przez system OCR, jaki i skanem dokumentu w dolnej części strony.

• Pole Typ pozycji >
  • Pole Księgowanie kosztu > wybieramy, gdy księgujemy pozycję kosztową.
  • Pole Kwota VAT > używane przy księgowaniu kosztów z VATem.
• Pole Konta dotychczasowe > jeśli koszt był już dodawany, to zostaną tutaj podpowiedziane wcześniej wybrane konta.
• Pole Konto > wskazujemy konto kosztu.
• Pole Treść > wpisujemy opis.
• Pole Kwota > podajemy kwotę.
• Klikamy: Dodaj.

Jeśli na dokumencie znajdują się kolejne pozycje, to wprowadzamy je.

Krok 4

Gdy wszystkie pozycje danego dokumentu zostaną wprowadzone i sprawdzone, można zapisać dokument.

• Pole Hasło > wprowadzamy hasło.
• Klikamy: Zatwierdź.

Okno nie zamknie się, dodawany dokument zniknie z listy — oznacza to, że został poprawnie wprowadzony w systemie. Po tym można przystąpić do wprowadzania kolejnego dokumentu.