Akceptacja dokumentów

Z wykorzystaniem opisywanej funkcji można wprowadzić wieloetapowe sprawdzanie dokumentów przed ich zaksięgowaniem w systemie Weles3. Udostępniliśmy na to moduł akceptacji, który udostępnia pięć statusów możliwych do nadania dokumentowi:

• Nowa > każdy nowy plik zyskuje ten status automatycznie.
• Oczekująca > etap z myślą na dalszą weryfikację dokumentu.
• Zaakceptowana > faktura jest sprawdzona i gotowa do zaksięgowania/opłacenia.
• Odrzucona > ten status oznacza wykluczenie pliku.
• Zapłacona > faktura została opłacona i czeka na księgowanie.

Znaczenie tych punktów jest umowne i nie narzucone, każdemu z statusów mogą Państwo nadać dowolne znaczenie i czynności z nim związane. Odrzucone pliki nie są domyślnie wyświetlane na liście. Księgować faktury można na dowolnym etapie. Zaksięgowane dokumenty nie są wyświetlane na liście.

Korzystanie z tej funkcji jest bardzo proste i intuicyjne, aby nadawać statusy dokumentom należy przejść do:

• Zakładka Zasoby > menu Funkcje > Akceptacja dokumentów.

Zaraz po przejściu do okna możemy:

• Pole Konto > domyślnie jest podpowiadany system KSeF można go przełączyć na połączone konto Google Drive.
• Pole Typ podglądu > tylko dla Google Drive, odpowiada za podgląd pliku w prawej części okna:
  • Bezpośredni > podgląd pliku pochodzi bezpośrednio z dysku Google.
  • Pośredni > podgląd pliku pochodzi z serwerów Weles 3, wybieramy tą opcję gdy nie mamy dostępu lub nie jesteśmy zalogowani w przeglądarce do konta Google na którym znajdują się pliki.
• Przycisk Odśwież > klikamy gdy chcemy odświeżyć listę plików do zaksięgowania.
• Pole Zasób > tylko dla KSeF, pozwala na odfiltrowanie faktur dla jednego zasobu.
• Pole Faktury > pozwala na filtrowanie plików pod względem statusu.
• Pole Przypisanie > pozwala na filtrowanie plików pod względem przypisanej osoby.
• Przycisk Następne i Poprzednie > gdy plików/faktur jest bardzo dużo pozwala na przełączanie pomiędzy widocznymi pozycjami na liście.

Aby nadać lub zmienić status fakturze, należy:

• Wybrać pozycję na liście po lewej stronie.
• Pole Status > wybrać pożądany status.
• Pole Osoba odpowiedzialna > można wyznaczyć osobę skojarzoną z fakturą.
• Pole Komentarz > można uzupełnić informację tekstową, będzie ona widoczna podczas księgowania.
• Kliknąć: Zapisz.

Wszystkie czynności przedstawiamy na ponizszym filmiku.