Przeksięgowania

W przypadku gdy rozrachunki z właścicielami są prowadzone na więcej niż jednym podkoncie i jednocześnie właściciele wpłacają czynsz jednym przelewem, zachodzi potrzeba podzielenia wpłaty na różne konta rozrachunkowe. Do automatyzacji tego procesu służy opisywana tutaj funkcja systemu.

Kolejność przeksięgowań

Przed przystąpieniem do przeksięgowań trzeba określić kolejność pokrywania kont rozrachunkowych. Aby to zrobić, należy przejść do:

• Zakładka Dekrety > menu Elementy > Kolejność przeksięgowań podkont.
• Pole Podkonto > wybieramy konto rozrachunkowe właścicieli.
• Pole LP > nadajemy mu cyfrę, która określa kolejność pokrywania podkonta podczas przeksięgowań. Im mniejszy numer, tym większy priorytet uzyskuje podkonto.
• Klikamy: Dodaj.
• Powtarzamy operację dla następnych podkont.
• Klikamy: Zatwierdź.

Przykład, gdy wpłata właściciela księgowana jest na MiE:

• Podkonto: Media i eksploatacja LP = 1
• Podkonto: Fundusz remontowy LP = 2

Przykład, gdy wpłata właściciela księgowana jest na FR:

• Podkonto: Media i eksploatacja LP = 2
• Podkonto: Fundusz remontowy LP = 1

Ustawianie kolejności przeksięgowań wykonujemy tylko raz.

Przeksięgowania

Aby wykonać przeksięgowania, należy przejść do:

• Zakładka Dekrety > menu Dokumenty > Przeksięgowania.
• Pole Typ > wybrać jedno z:
  • Wg zakresu dat > jeśli przeksięgowania mają być zrobione na przestrzeni konkretnego okresu.
  • Bieżące > analiza kartoteki ma zajść od ustawionej daty. Nie definiujemy tutaj daty końcowej, datą końcową jest data ostatniego możliwego przeksięgowania. Dokument PK utworzy się z datą ostatniego przeksięgowania. Może on zawierać operacje z różnych miesięcy.
• Pole Sposób > wybrać: (pole aktywne tylko dla pola Typ > Wg zakresu dat)
  • Pełna analiza historii kartoteki > system zrobi przeksięgowania dla każdej daty, w której jest możliwość przeksięgowania kwoty z konta A na B.
  • Przeksięgowanie bieżącego salda > system nie analizuje kartoteki właściciela, robione jest przeksięgowanie salda na dzień poprzedzający dzień ustawiony w polu Na dzień.
• Pola Od dnia (>=) oraz Na dzień (<=) > zależnie od wcześniejszych ustawień, definiujemy okres lub dzień przeksięgowania.
• Klikamy: Zatwierdź.

Po zniknięciu okna w zakładce dekrety powinien pojawić się dokument PK Przeksięgowania. Aby zrobić przeksięgowania za cały miesiąc, zakres dat od ustawiamy od RRRR-XX-01 do RRRR-YY-01, czyli od pierwszego dnia miesiąca — do pierwszego dnia następnego miesiąca, a nie do RRRR-XX-31. Dokumenty PK stworzone przez system można dowolnie edytować (np. usunąć i zrobić ponownie). System nie dokona przeksięgowania, jeśli na podkoncie właściciela jest zadłużenie. System analizuje podkonto właściciela według terminów płatności pozycji, nie wg dat księgowań. Przeksięgowania można robić kilkukrotnie za ten sam okres, system nie będzie dublował przeksięgowań. System przeksięguje kwotę w takiej wysokości, aby pokryć całą należność na koncie docelowym (nie przeksięguje więcej, niż trzeba), lub przeksięguje tyle ile może (nie spowoduje ujemnego salda na koncie źródłowym). Oczywiście przeksięgowań nie stosujemy, jeśli rozrachunki z właścicielem są prowadzone na jednym koncie rozrachunkowym.

Przykład, aby zrobić przeksięgowanie za jeden miesiąc (lipiec), ustawiamy:

• Pole Typ > Wg zakresu dat.
• Pole Sposób > Pełna analiza historii kartoteki.
• Pola Od dnia (>=) > RRRR-07-01.
• Pole Na dzień (<=) > RRRR-08-01.