Łączenie podkont rozrachunkowych

W systemie można połączyć konta rozrachunkowe właścicieli. Zazwyczaj rozrachunki są prowadzone na dwóch podkontach:

• 201-y-xxxxxxx-2 Media i eksploatacja
• 201-y-xxxxxxx-3 Fundusz remontowy

Jest to klasyczny sposób prowadzenia rozrachunków z właścicielem. W obecnych czasach administratorzy coraz częściej przechodzą na prowadzenie rozrachunków na jednym podkoncie:

• 201-y-xxxxxxx-1 Rozrachunki

Takie prowadzenie ma swoje zalety. Zarządca dba o poprawność mniejszej ilości kont, nie trzeba dzielić wpłat lub robić przeksięgowań. Właściciel nie musi robić dwóch przelewów, widzi jedno przejrzyste saldo.

Przed przystąpieniem do wykonywania zmiany, mogą Państwo skonsultować się z działem wsparcia Weles 3, podpowiemy jak dokładnie wykonać połączenie podkont.

Ustawienie jednego podkonta 201

Aby ustawić jedno konto rozrachunkowe, należy przejść do:

• Zakładka Administracja > menu Elementy > Konta należności.
• Pole Grupa należności > ustawiamy grupę należności.
• Pole Podkonto > wybrać jedno wspólne konto rozrachunkowe np. Rozrachunki.
• Kliknąć Dodaj.
• Przypisujemy tak każdą grupę należności do jednego podkonta.
• Kliknąć: Zatwierdź.

Po wykonaniu tej zmiany, obciążenia (zaliczki, korekty, rozliczenia) księgowane przez system, będą się już księgowały na nowym podkoncie. Nie dzieje się to z konkretną datą w systemie, określa to faktyczny moment zmiany sposobu księgowania. Na przykład, przy przechodzeniu na jedno podkonto od sierpnia, połączenie wykonujemy po zaksięgowaniu zaliczek za lipiec, a najlepiej tuż przed zaksięgowaniem zaliczek za sierpień. Warto w tym momencie wspomnieć o tym, aby nie cofać naliczeń po tej zmianie. Obciążenia, które zostały zaksięgowane jeszcze w podziale na MiE oraz FR, po cofnięciu i ponownym zaksięgowaniu zostaną zaksięgowane na nowy sposób.

Przeniesienie pozycji

Jeśli trzeba, to po stworzeniu jednego konta rozrachunkowego, można przenieść na nie wcześniejsze pozycje księgowe z dotychczasowych podkont właściciela.

• Zakładka Konta FK > menu Funkcje > Przeksięgowania.
• Pole Z konta > ustawiamy 201 Właściciele.
• Pole Analityka 4 > wpisujemy numer podkonta źródłowego: 2 lub 3, zazwyczaj będzie to odpowiednio MiE lub FR. Numery te mogą być różne, trzeba je sprawdzać.
• Pole Okres od > określamy datę początkową przeniesienia. Naciśnięcie spacji spowoduje zmianę BO na datę.
• Pole Okres do > określamy datę końcową przeniesienia.
• Pole Strona > Obie.
• Pole Typ dekretów > nic nie zaznaczamy, przenosimy wszystko.
• Pole Na konto > wpisujemy formułkę {0;11}1 spowoduje to automatyczne uzupełnienie konta docelowego, nowym podkontem rozrachunkowym.
• Pole Liczba pozycji > uzupełniamy 5000.
• Kliknąć: Wyszukaj.

W dolnej części okna powinno się pokazać zestawienie pozycji do przeniesienia, które spełniają wyżej określone kryteria. Najważniejsze są kolumny Konto, podane w niej jest konto źródłowe oraz kolumna Konto docelowe, w skazanej jest w niej konto, na które zostanie przeniesiona pozycja. Jeśli konto docelowe jest określone jako ----- oznacza to, że pozycja nie zostanie przeniesiona. Można też ręcznie wskazać lub zmienić konto docelowe pozycji, w tym celu w polach:

• Pole Pozycja > wybrać pozycję księgową.
• Pole Konto docelowe > ustawić jej konto, na które ma zostać przeniesiona.
• Kliknąć: Dodaj.

Gdy ustawienia są w porządku, wystarczy wpisać hasło i kliknąć zatwierdź. Pozycje przeniosą się natychmiast, po zmianie można też odświeżyć system: menu Funkcje > Odśwież. Z funkcji prosimy korzystać ostrożnie, cofnięcie zmian jest bardzo problematyczne i żmudne.

Dodatkowe czynności

• Jeśli wspólnota ma uruchomione płatności masowe, to numery przypisane do starych podkont trzeba przenieść na nowe podkonto lub wygenerować nowe numery indywidualne. Prosimy skontaktować się z działem wsparcia.
• Jeśli we wspólnocie importują Państwo wyciągi bankowe przez: menu Funkcje > Import wyciągów bankowych to trzeba poprawić konta FK przypisane do rachunków w zakładce Edycja.