Obieg dokumentów

Funkcja pozwala na dołączenie do programu Weles zeskanowanych wcześniej dokumentów, takich jak faktury kosztowe, czy wyciągi bankowe. Konieczna jest uprzednia integracja z Dyskiem Google, gdzie będą przechowywane zeskanowane dokumenty. Samo skanowanie może odbywać się tradycyjnie (skaner) lub za pomocą dedykowanej aplikacji mobilnej (smartfon).

Uprawnienia

  • Do korzystania z funkcji konieczne jest nadanie uprawnień. W tym celu: Wybieramy z zakładki Zasoby, Menu Funkcje i Administratorzy.

Obieg dokumentów

  • W nowym oknie wybieramy Administratora, klikając na symbol lupy po prawej stronie pozycji.

Obieg dokumentów

  • Dane administratora powinny się wczytać w górnej części okna. Przechodzimy od razu do pola Uprawnienia, w którym zaznaczamy Narzędzia zewnętrzne i Obieg dokumentów.

Obieg dokumentów

  • Klikamy: Dodaj.

Obieg dokumentów

  • Wpisujemy Hasło i Zatwierdzamy zmiany.

Obieg dokumentów

Podłączenie dysku Google i skanera

Następnym krokiem jest zintegrowanie systemu Weles z miejscem, w którym będą zapisane skany dokumentów. Wykorzystujemy do tego usługę Dysk Google, w związku z tym trzeba posiadać konto (e-mail) na Gmail. Instrukcja dotycząca integracji Weles z dyskiem Google jest dostępna w instrukcji Narzędzia zewnętrzne.

Aplikacja do skanowania

System Weles posiada dedykowaną aplikację do skanowania dokumentów. Potrzebny do niej jest smartfon z systemem Android i aparatem. Aplikacją robimy zdjęcia dokumentów, które są następnie automatycznie zapisywane na dysku Google w formacie PDF.

Podłączanie i rozłączanie dokumentów

Mając już zintegrowany programem Weles dysk Google, możemy przystąpić do podłączenia dokumentów. W tym celu:

  • W zakładce Zasoby wybieramy menu Funkcje i Łączenie zeskanowanych.

Obieg dokumentów

  • Po chwili otworzy się nowe okno dialogowe. Wybieramy zakładkę Przyłączanie.

Obieg dokumentów

  • Po lewej stronie jest lista dokumentów do podłączenia. Klikamy na konkretną pozycję — w oknie poniżej pokaże się podgląd zeskanowanego dekretu.

Obieg dokumentów

  • Wskazujemy podstawowe dane tj.:
    • Zasób — wskazujemy nieruchomość, której dotyczy dokument.
    • Data — określamy datę księgowania dokumentu.
    • Nazwa — tytuł dokumentu np. FV 1/2017.
    • Typ — rodzaj podłączonego dokumentu — Faktura będzie w Dekretach jako Koszt, Pismo można podłączyć do Zgłoszeń.
    • Kontrahent — wskazujemy kontrahenta, od którego jest dokument.
    • Termin płatności — wskazujemy termin płatności dokumentu.
    • Treść.
    • Brutto, VAT, Netto — suma wartości z pozycji dokumentu.

Obieg dokumentów

  • Dodajemy pozycje z dokumentu.
    • Konto — np. konto kosztowe w przypadku FV.
    • Kwota — wartość pozycji z FV.
    • St. VAT — Typ stawki VAT.
    • VAT — wartość podatku VAT.

Obieg dokumentów

  • Klikamy: Dodaj — program doda pozycję z dokumentu. Możemy opcjonalnie dodać pozostałe pozycje.

Obieg dokumentów

  • Po dodaniu wszystkich pozycji dokumentu wprowadzamy Hasło i klikamy Zatwierdź.

Obieg dokumentów

  • Dodany dokument będzie widoczny w zakładce Dekrety.

Obieg dokumentów

W przypadku gdy chcemy rozłączyć dokument, przechodzimy do zakładki Zasoby, menu Funkcje i Łączenie zeskanowanych. W nowym oknie dialogowym wybieramy zakładkę Rozłączanie, wskazujemy dekret, a w polu Operacja ustawiamy Rozłącz. Całość zatwierdzamy Hasłem.

Obieg dokumentów