Przenoszenie księgowań

Funkcja służy do przenoszenia księgowań pomiędzy kontami. Nie jest tworzony nowy dokument, nie pojawiają się też dodatkowe storna, w pozycjach dekretów są poprawiane tylko i wyłącznie konta Wn i Ma. Funkcja ta przenosi wybrane pozycje i umieszcza je na koncie docelowym. Jeśli na docelowym koncie są już jakieś księgowania, to obroty tego konta zostaną powiększone o wartość przenoszonych pozycji. Trzeba koniecznie sprawdzić, czy takie przeksięgowanie jest poprawne merytorycznie (np. czy nie połączymy wyciągów bankowych z przychodami na jednym koncie). Późniejsza poprawa lub cofnięcie tego działania może okazać się poważnie utrudniona, lub wręcz niemożliwa do przeprowadzenia i wszystkie dokumenty, w których dokonano zmiany, trzeba będzie poprawić ręcznie! Za pomocą tej funkcji nie przenosimy przychodów z kont 700, które zaksięgował system. Przenosi się je za pomocą korekt naliczeń lub przez ich cofnięcie i zmianę algorytmów.

Aby skorzystać z funkcji, należy przejść do:

• Zakładka Konta FK > menu Funkcje > Przeksięgowania.
• Pole Z konta > ustawiamy konto źródłowe.
• Pole Analityka 2 3 4 5 > w tych polach podajemy numer konta analitycznego pod kontem źródłowym. Można je pozostawić puste lub wpisać numer na jednym z poziomów.
• Pole Okres od > określamy datę początkową pozycji, które będą brane do przeniesienia. Naciśnięcie spacji spowoduje zmianę BO na datę.
• Pole Okres do > określamy datę końcową pozycji, które będą brane do przeniesienia.
• Pole Strona > można tutaj ograniczyć pozycje do przeniesienia tylko ze strony Ma lub Wn konta.
• Pole Typ dekretów > można tutaj ograniczyć pozycje do przeniesienia tylko do specyficznego typu dekretu. Brak wyboru oznacza wszystkie typy.
• Pole Na konto > wpisujemy numer konta docelowego (bez myślników) lub pozostawiamy puste, w takim wypadku konto docelowe będzie można określić ręcznie w następnych polach.
• Pole Liczba pozycji > określamy limit pozycji branych do przeniesienia. (max. 5000)
• Kliknąć: Wyszukaj.

W dolnej części okna powinno się pokazać zestawienie pozycji do przeniesienia, które spełniają wyżej określone kryteria. Najważniejsze są kolumny Konto, podane w niej jest konto źródłowe oraz kolumna Konto docelowe, w skazanej jest w niej konto, na które zostanie przeniesiona pozycja. Jeśli konto docelowe jest określone jako ----- oznacza to, że pozycja nie zostanie przeniesiona. Można też ręcznie wskazać lub zmienić konto docelowe pozycji, w tym celu w polach:

• Pole Pozycja > wybrać pozycję księgową.
• Pole Konto docelowe > ustawić jej konto, na które ma zostać przeniesiona.
• Kliknąć: Dodaj.

Gdy ustawienia są w porządku, wystarczy wpisać hasło i kliknąć zatwierdź. Pozycje przeniosą się natychmiast, po zmianie można też odświeżyć system: menu Funkcje > Odśwież. Z funkcji prosimy korzystać ostrożnie, cofnięcie zmian jest bardzo problematyczne i żmudne.

Na poniższym przykładzie przenosimy źle zaksięgowane koszty. Opłaty pocztowe powinny znaleźć się na koncie dedykowanym 400-2-001-001 Opłaty pocztowe, a nie w pozostałych opłatach 400-2-099 Pozostałe opłaty.

Funkcje specjalne

W polu Na konto można wpisać formułę, która pozwoli na uzupełnienie konta docelowego automatycznie, czyli bez konieczności ręcznej edycji każdej z pozycji.

Formuła ma postać:

{X;Y}

Pozwala ona na skopiowanie części cyfr z konta źródłowego do konta docelowego. Liczba X określa miejsce, od którego numer będzie kopiowany. Liczba Y określa ilość skopiowanych cyfr.

• Przykłady użycia:

  W polu Konto źródłowe mamy wybrane konto syntetyczne SSS, które ma analityki: SSS-aa-bb.

  W polu Na konto uzupełnione ZZZ{3;4}

  Konto docelowe w pozycjach podpowie się ZZZaabb.

  Czyi program do konta syntetycznego ZZZ zastosuje taki sam numer konta co z SSS.

  {3;4} oznacza: zacznij kopiowanie po 3 cyfrze numeru konta, skopiuj 4 kolejne cyfry.

• Przykład użycia:

  W polu Konto źródłowe mamy wybrane konto syntetyczne 201, które ma analityki: 201-y-xxxxxxx-z.

  W polu Na konto uzupełnione {0;11}1.

  Konto docelowe w pozycjach podpowie się 201-y-xxxxxxx-1.

  Czyi program skopiuje prawie cały numer konta, jako ostatnie dostawi 1 zamiast z.

  {0;11} oznacza: zacznij kopiowanie po 0 cyfrze konta, skopiuj 11 kolejnych cyfr.