Zamknięcie roku

Poniższa instrukcja opisuje procedurę prawidłowego zamknięcia roku rozliczeniowego. Szczególnie ważne jest tu przeprowadzenie wydruków kontrolnych.

Rozliczenie liczników i kosztów

Pierwszym etapem na drodze do zakończenia roku jest poprawne wykonanie i zaksięgowanie rozliczenia liczników (RL) oraz rozliczenia kosztów (RK). Rozliczenia te mogą zostać zaksięgowane jako dwa osobne dokumenty. Wtedy najpierw księgujemy rozliczenie liczników, a następnie przystępujemy do rozliczenia kosztów. Można też spróbować wykonać takie rozliczenie jednym dokumentem — korekta RL+RK — jest to jednak trudniejsze i nie zawsze akceptowalne rozwiązanie. W przypadku takiego rozliczenia należy wyliczyć dla mediów licznikowych stawki wynikowe (tzw. po kosztach) i wprowadzić wstecz (ręcznie, za cały rozliczany okres). Dla pozostałych rozliczanych składników wprowadzamy zwykłe rozliczenie kosztów. Dla algorytmu licznikowego — przy jednoczesnym rozliczaniu liczników i kosztów (jednym księgowaniem/dokumentem) - nie ma możliwości wykonania programowego rozliczenia kosztów !!! Dlatego właśnie potrzebne są stawki, które rozliczą media “na zero” wg faktycznego zużycia, ale bez formalnego rozliczania kosztów. Więcej na temat rozliczeń w dokumentacji odnośnie do Rozliczeń kosztów.

Zamykanie miesięcy FK

Przed przystąpieniem do naliczania odsetek lub księgowania wynikowego należy najpierw pozamykać wszystkie miesiące w module FK programu Weles. Zamknięcie miesiąca FK powoduje, brak możliwości wprowadzania i księgowania w nim nowych dokumentów i jest niezbędne do prawidłowego wykonania automatycznych przeksięgowań oraz naliczenia odsetek. Ponadto, przy księgowaniu wynikowym, czy kończeniu roku niezbędne jest zamknięcie wszystkich miesięcy od stycznia do grudnia włącznie. Na raz można wykonać księgowanie TYLKO jednego miesiąca FK, a więc czynność należy wykonać ponownie, aby zaksięgować kolejny miesiąc.

  • Z drzewa struktury wybieramy nieruchomość i przechodzimy do zakładki Dekrety.

Zakończenie roku

  • Z dostępnego menu Funkcje, wybieramy opcję Zamknij miesiąc FK.

Zakończenie roku

  • Otworzy się nowe okno dialogowe. Dodajemy pozycję, klikając przycisk Dodaj.

Zakończenie roku

  • Na koniec wprowadzamy hasło i zatwierdzamy okno przyciskiem Zatwierdź.

Zakończenie roku

  • Analogicznie postępujemy dla pozostałych miesięcy (do Grudnia włącznie).

Odsetki

Jeśli wspólnota ma zamiar naliczyć odsetki od nieterminowych w płat w minionym roku, to bezwzględnie należy wykonać tę czynność przed programowym zakończeniem roku, gdyż nie będzie możliwości naliczenia odsetek za miniony rok po jego zakończeniu. Odsetki naliczamy po zamknięciu wszystkich miesięcy w minionym roku, natomiast miesiące nowego roku powinny pozostać otwarte (w FK), ponieważ odsetki są księgowane zawsze na koniec ostatniego zamkniętego miesiąca.

Księgowanie wynikowe (KW)

Po zamknięciu wszystkich miesięcy minionego roku w module FK i ewentualnym zaksięgowaniu odsetek należy wykonać księgowanie wynikowe — zaksięgować właściwy dokument (lub dokumenty) KW. Księgowanie wynikowe można wykonywać iteracyjne celem zaksięgowania wyniku na kilka różnych kont. Księgowanie takie ma zastosowanie, gdy przykładowo wynik z kont 400/700 funduszu remontowego (FR) chcemy umieścić na innym koncie wynikowym niż ogólny wynik finansowy. Niniejsza instrukcja pokaże jak wykonać takie księgowanie na 2 kontach wynikowych (oddzielnym na FR) w dwóch dokumentach. Oczywiście, nie ma limitu na ilość dokumentów KW i operacja taka może zostać przeprowadzona więcej razy — jeśli są salda, które chcemy wyróżnić i umieścić poza głównym kontem wyniku finansowego (najczęściej jest to konto nr 860). Poniżej przedstawiono przykładowe wykonanie KW w 2 dokumentach — z księgowaniem FR na oddzielnym koncie (poza głównym kontem wyniku finansowego).

  • Z drzewa struktury wybieramy nieruchomość oraz przechodzimy do zakładki Dekrety.

Zakończenie roku

  • Z dostępnego w tym module menu Dokumenty wybieramy opcję Księgowanie wynikowe.

Zakończenie roku

  • Otworzy się nowe okno dialogowe. Wybieramy w polu Konto właściwe konto rozrachunkowe, na które ma zostać zaksięgowany wynik (np. 860-1 Wynik finansowy).

Zakończenie roku

  • Przechodzimy do listy pozycji i usuwamy te, których nie chcemy uwzględnić w tym księgowaniu (np. konto Fundusz remontowy). Usunięte pozycje będą zaksięgowane na innym koncie wynikowym w kolejnym dokumencie.

Zakończenie roku

  • Gdy dokument zawiera już tylko te pozycje, które chcemy zaksięgować na wskazane konto wynikowe, wprowadzamy Hasło i zatwierdzamy.

Zakończenie roku

  • Wprowadzony dokument powinien być widoczny w zakładce dokumenty — możemy przystąpić do wprowadzenia kolejnego.

Zakończenie roku

  • Ponownie wybieramy opcję Księgowanie wynikowe z menu Dokumenty. Po otwarciu się okna ponownie wybieramy konto rozrachunkowe, na które ma zostać zaksięgowany wynik, ale tym razem dla drugiego dokumentu (np. 860-2 Fundusz remontowy). Klawiszem [TAB] przechodzimy do listy pozycji i sprawdzamy, czy są tam wszystkie pozycje, które chcemy uwzględnić w tym księgowaniu — powinny się tutaj znajdować wszystkie pozycje, które zostały usunięte/nieuwzględnione w poprzednim księgowaniu.

Zakończenie roku

  • Na koniec wprowadzamy Hasło i zatwierdzamy.

Zakończenie roku

  • Wprowadzony dokument powinien być widoczny w zakładce Dekrety.

Zakończenie roku

Wydruki sprawdzające

Po przejściu przez wymienione wyżej czynności, zmierzające ku formalnemu zakończeniu roku w programie, warto zapoznać się z niektórymi raportami sprawozdawczymi dla całej wspólnoty dostępnymi w wydrukach (zakładka Zasób). Poniżej przedstawiono te najważniejsze, na które powinno się zwrócić szczególną uwagę.

Naliczenia

Wydruk Zasób/Naliczenia prezentuje sumaryczne naliczenie związane z przygotowanym dokumentem (zaliczka lub korekta/rozliczenie — również niezaksięgowane) całej nieruchomości bez podziału na właścicieli. Jest szczególnie przydatny przy analizowaniu poprawności kwot wynikających z rozliczenia, gdyż przy domyślnych ustawieniach pokazuje (wyszczególnia) podstawę obciążenia oraz sposób wykonania naliczenia (R, LR, LP, LZ, RKL, RKR) nawet w ramach tego samego algorytmu/składnika. Od razu widoczne są więc błędy wynikające z indywidualnych odstępstw od założonego scenariusza rozliczania (np. kwoty naliczone z ryczałtu przy rozliczeniu liczników “R” — sugerujące brak aktywnego licznika). Przykładowy wydruk: Zasób/Naliczenia.

Zakończenie roku

Zakończenie roku

Rozliczenie

Na wydruku Zasób/Rozliczenie mamy przedstawione zestawienie przychodów (konta 700) i kosztów (konta 400) oraz wynikające z nich salda obrotów związane z poszczególnymi składnikami naliczeń. Wydruk ten jest szczególnie przydatny do wprowadzania kwot przy rozliczeniach kosztów (RK), jak również sprawdzenia/weryfikacji zaksięgowanego rozliczenia — po zaksięgowaniu RK salda dla rozliczanych składników powinny się zerować. Przykładowy wydruk: Zasób/Rozliczenie.

Zakończenie roku

Zakończenie roku

Plan rozliczenia kosztów

Wydruk Zasób/Plan rozliczenia kosztów pokazuje wprowadzone kwoty oraz sposób wykonania przygotowanego, a nawet zaksięgowanego już rozliczenia (po zaksięgowaniu RK podgląd okna rozliczenia kosztów nie jest już możliwy). Dzięki niemu możemy w łatwy sposób zobaczyć, w jaki sposób zostało wykonane rozliczenie. Przykładowy wydruk: Zasób/Plan rozliczenia kosztów.

Zakończenie roku

Zakończenie roku

Sprawozdanie finansowe

Na wydruku sprawozdania finansowego widoczne są:

  • Stan środków pieniężnych (100- Kasa, 131- Rachunki)
  • Stan rozrachunków (201- właściciele, 202- dostawcy)
  • Zestawienie przychodów (700-) i kosztów (400-), bez KW
  • Rozliczenie międzyokresowe (640-)
  • Konta wynikowe (856- Fundusz remontowy, 860- Wynik finansowy), po KW

Jest to niezwykle przydatny wydruk sprawozdawczo-kontrolny, pozwala w szybki i czytelny sposób zapoznać się ze stanem księgowym prowadzonej nieruchomości/wspólnoty. Przykładowy wydruk: Zasób/Sprawozdanie finansowe.

Zakończenie roku

Zakończenie roku

Obroty na kontach

Wydruk Obroty na kontach (tzw. obrotówka — szczególnie przydatny w swojej poziomej formie, Strona: A4 Poziomy) pokazuje dla poszczególnych kont syntetycznych salda i obroty narastająco po obu stronach księgowania (możliwe jest zejście niżej z poziomem analityki przy szukaniu nieprawidłowości). Szczególnie szybko pozwala wyłapać brak bilansowania się kont przychodów i kosztów 400/700 oraz prawidłowego wykonania księgowania wynikowego (KW). Przykładowy wydruk: Zasób/Obroty na kontach.

Zakończenie roku

Zakończenie roku

Funkcja: Zakończ rok

Po wykonaniu wszystkich poprzedzających czynności i sprawdzeniu podstawowych wydruków sprawozdawczych dla wspólnoty/nieruchomości możemy formalnie zakończyć rok — wykonać przejście roczne. Gdyby któraś z czynności poprzedzających nie została wykonana do końca, to system może nie pozwolić na zakończenie roku.

  • Z drzewa struktury wybieramy nieruchomość i przechodzimy do zakładki Dekrety.

Zakończenie roku

  • Z menu Funkcje wybieramy opcję Zamykanie roku FK.

Zakończenie roku

  • Otworzy się nowe okno dialogowe. Wprowadzamy Hasło i zatwierdzamy okno. System zamknie bieżący rok.

Zakończenie roku

  • Zamknięty rok można przeglądać w zakładce Zasoby.

Zakończenie roku

Funkcja: Otwórz rok

  • W celu otwarcia zamkniętego roku przechodzimy do bieżącej bazy (tam, gdzie mamy bieżące księgowania) i do zakładki Dekrety.

Zakończenie roku

  • Z menu Funkcje wybieramy Otwieranie roku FK.

Zakończenie roku

  • Po chwili otworzy się nowe okno dialogowe. Wprowadzamy i zatwierdzamy okno Hasłem.

Zakończenie roku

  • System przeniesie nas do zakładki Zasoby, gdzie możemy sprawdzić, że rok w FK jest otwarty.

Zakończenie roku