Edytuj zasoby

Za pomocą powyższego narzędzia możemy utworzyć nową wspólnotę w systemie oraz edytować dane i opcje już istniejących nieruchomości.

Edycja danych wspólnoty

Aby edytować dane lub opcje istniejącej wspólnoty, należy przejść do:

• Zakładka Zasoby > menu Zasoby > Edytuj zasoby.
• Wybrać nieruchomości z listy po lewej stronie okna.
• Kliknąć: Edycja.
• Pole Wspólnota > jeśli trzeba, wpisać nową nazwę wspólnoty.
• Pole Adres > jeśli trzeba, wpisać nowy adres wspólnoty, na przykład można dodać pod adresem dane administratora.
• Pole Miejscowość >jeśli trzeba, wpisać nową nazwę miejscowości.
• Pole NIP > wpisać NIP wspólnoty.
• Pole Informacja > wpisać dodatkowe informacje, jeśli występują.
• Pole Data > pozostawić bez zmian — jeśli zajdzie potrzeba zmiany, należy zgłosić się do działu wsparcia technicznego Weles 3.
• Pole Opcje > zaznaczamy żądane preferencje.
  • Księgowanie należności jedną pozycją > zaznaczenie tej opcji powoduje, że opłaty za lokal na koncie rozrachunkowym właściciela są księgowane jedną pozycją. Odznaczenie tej pozycji spowoduje, że należności będą zaksięgowane w podziale na grupy należności.
  • Blokada dostępu właścicieli do e-kartoteki > blokada odstępu do podglądu internetowego właścicielom.
  • Blokada funkcji forum > blokada forum.
  • Numer WB w dowodzie pozycji > przy wprowadzaniu wyciągów bankowych przez Dodaj wyciąg bankowy, domyślnie w polu Dowód uzupełniane jest ten sam tekst do w polu Treść. Włączenie tej opcji spowoduje, że w polu Dowód będzie wpisywany numer dekretu np. 36-2020/WB 14.
  • Oznaczenie dokumentów niekorygujących > opcja dotyczy korekt. Jeśli korekta nic nie koryguje, to zostanie zaksięgowana jako zwyczajna zaliczka lub opłata.
  • Rozszerzona analityka odsetek > opcja określa sposób księgowania odsetek po stronie przychodów 7xx. Domyślnie odsetki księgują 7xx-y, gdzie y oznacza podkonto rozrachunkowe właściciela. Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że do tego podziału dojdzie dodatkowy, podział na typy właścicieli. Struktura konta będzie wyglądała następująco: 7xx-z-y, gdzie z to ID typu właściciela. W takim przypadku konto 7xx musi mieć ustawioną analitykę 11.
• Kliknąć Zapisz.

Dodanie nowej wspólnoty

Aby dodać nową nieruchomość, należy przejść do:

• Zakładka Zasoby > menu Zasoby > Edytuj zasoby.
• Kliknąć: Nowy.
• Pole Wspólnota > wpisać nazwę nowej wspólnoty.
• Pole Adres > wpisać nazwę i adres nowej nieruchomości.
• Pole Miejscowość > wpisać nazwę miejscowości, w której znajduje się Wspólnota.
• Pole NIP > wpisać NIP wspólnoty.
• Pole Informacja > wpisać dodatkowe informacje, jeśli występują.
• Pole Data > wpisać datę założenia wspólnoty w systemie. Bardzo ważna data, więcej szczegółów poniżej.
• Pole Opcje > zaznaczamy żądane preferencje.
• Klikamy: Utwórz.

Po utworzeniu wspólnoty trzeba jeszcze wyrazić zgody na przetwarzanie danych osobowych w menu Funkcje > Ochrona danych osobowych. Po udzieleniu zgód można przesłać do działu wsparcia dane do założenia nieruchomości lub kontynuować zakładanie samodzielnie.

Odnośnie do daty założenia nieruchomości, jeśli Bilans otwarcia (lub przejęcia) nowego budynku jest np. na RRRR-04-01, ale najbliższe rozliczenie w systemie ma być wykonane za cały rok, to datę założenia wspólnoty ustawiamy koniecznie na początek roku tj. RRRR-01-01.

• Czyli nieruchomość zakładamy od początku okresu rozliczeniowego.

Stan właścicieli oraz zaliczki lub opłaty należy odtworzyć w systemie od początku tego okresu w części administracyjnej, aby system miał informacje o ich wysokości. Następnie trzeba sprawdzić ich poprawność i zaksięgować. Po tym prosimy zgłosić się do działu wsparcia, wyzerujemy je w części księgowej tak, aby nie tworzyły obrotów przed bilansem otwarcia (lub przejęcia).

Zalecamy niepomijanie procedury odtwarzania naliczeń na początku, przy zakładaniu budynku w systemie.