Zgłoszenia

Funkcja obsługi zgłoszeń w systemie WELES jest prostym — często przydatnym — interfejsem do obsługi różnorakich zgłoszeń (np. usterek) dodanych przez właścicieli. Za pomocą Zgłoszeń można też prowadzić przydzielanie zadań administratorom, księgowym i innym członkom zespołu. Funkcja ta jest dostępna z dwóch poziomów:

• Ogólny > w polu Struktura wybieramy Weles 3 F K, wtedy w zakładce Zgłoszenia zobaczą Państwo zgłoszenia ze wszystkich budynków.
• Wspólnoty > w polu Struktura wybieramy budynek, wtedy w zakładce Zgłoszenia zobaczą Państwo zgłoszenia tylko wybranego budynku.

Nowe etykiety

Przy rozpoczynaniu pracy ze zgłoszeniami warto, jest dodać więcej etykiet do programu. Sugerujemy dodać: Naprawy, Pilne, Przeglądy, Inne. Aby dodać nową etykietę, należy kliknąć:

• Menu Elementy > Etykiety.
• Pole Etykieta > NOWA ETYKIETA.
• Pole Nazwa > wpisać nazwę.
• Pole Znak > wpisać kilkuliterowy skrót nazwy.
• Pole Kolor > wybrać kolor.
• Kliknąć: Dodaj.
• Jeśli trzeba, to powtórzyć czynności, dodając kolejne etykiety.
• Wpisać hasło i zatwierdzić.

Etykiety dodajemy raz, są dostępne we wszystkich nieruchomościach.

Reakcja na zgłoszenie od właściciela

Jeśli otrzymamy nowe zgłoszenie to tytuł zakładki Zgłoszenia, zostanie pogrubiony i pojawi się w nim liczba nowych zgłoszeń. Aby odpowiedzieć na zgłoszenie, przechodzimy do:

• Zakładka Zgłoszenia.
• Klikamy na etykietę Nowe.
• Z prawej strony wyświetli się lista nowych zgłoszeń > wybieramy jedno z nich.
• Zapoznajemy się z treścią.
• Klikamy: Edycja.
• Pole Treść > wpisujemy odpowiedź.
• Klikamy: Opublikuj.

Właściciel otrzymał odpowiedź przyjęciu zgłoszenia i przekazaniu do realizacji, można teraz dodać odpowiednie etykiety i osoby odpowiedzialne.

• Klikamy: Edycja.
• Pole Etykiety > Odznaczamy Nowe, zaznaczamy inną etykietę o wybranej funkcji.
• Pole Przypisanie > zaznaczamy w nim osobę odpowiedzialną za realizację.
• Pole Dotyczy > zaznaczamy w nim właściciela, którego dotyczy. Pole pojawi się, jeśli wcześniej zaznaczyliśmy nieruchomość.
• Klikamy: Ustaw.

Przechodzimy do przycisku Podgląd — sprawdzamy stan zgłoszenia. Powinno się ono przenieść do wybranych etykiet.

Dodanie zgłoszenia przez administratora

Może się zdarzyć, że administracja otrzyma telefon od właściciela z usterką, wtedy zgłoszenie trzeba wprowadzić samodzielnie i przydzielić osoby odpowiedzialne za realizację zadania. Aby to zrobić, należy przejść do:

• Zakładka Zgłoszenia.
• Z lewej strony okna wybrać NOWE ZGŁOSZENIE.
• Pole Tytuł > wpisać tytuł zgłoszenia.
• Pole Zasób > można wybrać budynek, którego dotyczy.
• Pole Treść > wpisać treść zgłoszenia.
• Kliknąć: Opublikuj.

Zgłoszenie zostanie ulokowane pod etykietą NOWE. Przechodzimy do tej etykiety, wybieramy zgłoszenie i przydzielamy etykiety i osoby odpowiedzialne:

• Klikamy: Edycja.
• Pole Etykiety > Odznaczamy Nowe, zaznaczamy inną etykietę o wybranej funkcji.
• Pole Przypisanie > zaznaczamy w nim osobę odpowiedzialną za realizację.
• Pole Dotyczy > zaznaczamy w nim właściciela, którego dotyczy. Pole pojawi się, jeśli wcześniej zaznaczyliśmy nieruchomość.
• Klikamy: Ustaw.

Przechodzimy do przycisku Podgląd — sprawdzamy stan zgłoszenia. Powinno się ono przenieść do wybranych etykiet.

Zakończenie zgłoszenia

Po wykonaniu zadania można poinformować o tym uczestników i przenieść zgłoszenie do zadań zrealizowanych lub archiwum. Aby to zrobić, należy przejść do:

• Zakładka Zgłoszenia.
• Z lewej strony okna wybrać etykietę.
• W górnej części okna wybrać zgłoszenie.
• Podgląd > zapoznać się ze zgłoszeniem.
• Kliknąć: Edycja.
• Pole Treść > wpisać treść odpowiedzi.
• Kliknąć: Opublikuj.

Po udzieleniu odpowiedzi, można zgłoszenie przenieść do Zakończonych, lub jeśli zostaną odznaczone wszystkie etykiety, to zostanie ono przeniesione do Archiwum.

• Klikamy: Edycja.
• Pole Etykiety > odznaczamy wszystkie etykiety.
• Pole Przypisanie > pozostawiamy bez zmian.
• Pole Dotyczy > pozostawiamy bez zmian. Pole pojawi się, jeśli wcześniej zaznaczyliśmy nieruchomość.
• Klikamy: Ustaw.

Przechodzimy do Archiwum — sprawdzamy stan zgłoszenia.