Infolinia ToMójDom.pl

W systemie Weles3 udostępniliśmy Państwu nową funkcję, której zadaniem jest obsłużenie części zapytań do właścicieli nieruchomości. Opisywana tutaj infolinia będzie pozwalała właścicielowi na wykonanie czterech czynności:

• sprawdzenia salda kont rozrachunkowych.
• sprawdzenie kwoty bieżących naliczeń za lokal.
• przesłanie dwóch powyższych informacji w formie PDF na maila.
• w czwartej opcji mają Państwo wybór z poniższych:
  • przekazanie transkrypcji na adres e-mail.
  • przekazanie połączenia na numer telefonu.
  • brak opcji kontaktu.

Infolinia powstała z myślą o:

• odciążenia pracowników administracji/księgowości podstawowymi pytaniami o saldo i czynsz.
• powstaniu alternatywnego kanału komunikacji z właścicielami, którzy nie mogą lub nie chcą korzystać z klasycznego logowania przez tomojdom.pl, na przykład osoby starsze lub z niepełnosprawnościami.

Numer na który właściciele wykonują połączenia to: 22 19 366. Jest to numer ogólnopolski i jednakowy dla wszystkich naszych klientów. Cena za połączenie jest taka sama jak za połączenia na numer stacjonarny. Właściciel dzwoniąc na ten numer, autoryzuje się swoim loginem numerycznym do tomojdom.pl.

Najbardziej typowe scenariusze wykorzystania infolinii to:

• Alternatywa dla numeru kontaktowego administracji. Zarządca prezentuje właścicielom dwa numery kontaktowe, swój podstawowy i infolinii.
• Drugi scenariusz użycia to taki, w którym infolinia staje się pierwszym frontem dla właściciela. Firma udostępnia tylko numer na infolinię. Właściciel dzwoniąc musi przejść przez nią, do dopiero w czwartej opcji infolinii zyskuje możliwość połączenia się z administracją/księgowością.

Prezentacja dla administratorów

Instrukcja dla właścicieli

Jak uruchomić infolinię?

Wymagane jest podpisanie dodatkowej umowy. Infolinia jest dodatkowo płatna, za każde połaczenie właściciela, z maksymalną miesięczną kwotą obciążenia, powyżej której nie będą Państwo obciążani za dodatkowe połączenia. W umowie też definiują Państwo sposób komunikacji w czwartej opcji oraz dla których zasobów będzie włączona infolinia. Przekierowanie połączeń na zew. telefon lub softphone jest dodatkowo płatne. Po podpisaniu umowy można od razu korzystać z infolinii.

Jeśli właściciele nie mają nadanych odstępów do podglądu internetowego to infolinia nie będzie dla nich dostępna. Podobnie będzie też w przypadku, gdy ten dostęp został wyłączony przez zakładka Zasoby > menu Zasby > Edytuj zasoby > pole Opcje > Blokada dostępu właścicieli do tomojdom.pl.

Co musi zrobić właściciel aby z niej skorzystać?

Właściciel musi znać swój login numeryczny do tomojdom.pl, mogą Państwo poinformować go o nim drogą mailową lub w rozmowie. Właściciel znajdzie też ten numer w stopce każdego wydruku z Weles 3.

Warunkiem koniecznym jest uzupełnienie telefonu właściciela, z którego będzie dzwonił na infolinię. Dodatkowo chcąc skorzystać z przesyłania informacji na maila, trzeba dodać też adresy mailowe.

Swoje telefony i adresy mailowe właściciel może uzupełnić samodzielnie logując się do tomojdom.pl. Mogą je też uzupełnić Państwo przez zakładkę Administracja > menu Zasoby > Edytuj dane właścicieli.

Znajomość numeru loginu oraz uzupełniony numer telefonu - jednoznacznie identyfikuje/autoryzuje osobę dzwoniącą.

Testowanie działania infolinii

Mogą Państwo przetestować infolinię przed poinformowaniem właścicieli.

W wybranym zasobie, prosimy dodać własny numer telefonu i adres email wybranemu właścicielowi, najlepiej kartotece, która nie ma ich przypisanych. Można zrobić to przez zakładkę Administracja > menu Zasoby > Edytuj dane właścicieli.

Następnie zadzwonić pod numer: 22 19 366, wpisać login właściciela, zatwierdzić # i przetestować wszystkie opcje.

Po zakończeniu testowania, prosimy pamiętać o usunięciu swoich danych kontaktowych.

Jak korzystać z infolinii?

Korzystanie z infolinii jest bardzo proste.

1. Właściciel dzwoni na numer 22 19 366.
2. Automat poinformuje go o konieczności wpisania loginu numerycznego do tomojdom.pl.
3. Właściciel wpisuje login klawiaturą numeryczną na telefonie i potwierdza znakiem #.
4. Automat w tym momencie opisze właścicielowi opcje dostępne na infolinii:
   • Naciskając klawisz 1 > uzyska informacje o saldzie rozrachunków z wspólnotą.
   • Naciskając klawisz 2 > uzyska informacje o wysokości naliczeń za lokal.
   • Naciskając klawisz 3 > po wybraniu tej opcji, na adres e-mail zostaną przesłane informacje o naliczeniach i saldzie.
   • Naciskając klawisz 9 > akcja definiowana przy zawieraniu umowy z nami, tutaj właściciel może mieć jedną z 4 opcji:
     • przekazanie transkrypcji na adres e-mail administracji > właściciel dyktuje prośbę do telefonu, do Państwa trafia e-mail z tekstem prośby, danymi właściciela i plikiem audio.
     • przekazanie połączenia na numer telefonu > właściciel jest przekierowany na wskazany w umowie numer telefonu. - brak opcji kontaktu.

Właściciel może się rozłączyć w dowolnym momencie.

Przykłady wiadomości

Wiadomość przychodząca do właściciela z informacją o naliczeniach za lokal i stanie rozrachunków w wspólnotą.

Wiadomość przychodząca do administracji z transkrypcją zgłoszenia właściciela.