Autoryzacja KSeF

Nie muszą mieć Państwo certyfikatów lub tokenów - przesyłanie i odbieranie faktur będzie się odbywało na certyfikacie firmy Weles. Weles musi mieć uprawnienia w KSeF, ale uwaga, jeśli nie ma ich nadanych, to przy wczytywaniu podpisanego pliku autoryzacyjnego, nada sobie samodzielnie uprawnienia w kontekście wspólnoty, o ile osoba podpisująca ma odpowiednie uprawnienia.

Opis uprawnień

Pobranie pliku

Aby pobrać plik autoryzacyjny, należy przejść do:

  • Zakładka Zasoby > menu Funkcje > Integracja KSeF.
  • Zaznaczyć zasób na liście. Ważne
  • Kliknąć: Pobierz plik do autoryzacji.

Plik należy zapisać na komputerze i przesłać do osoby z odpowiednimi uprawnieniami. Pliki autoryzacyjne są jednorazowe oraz trzeba je podpisać i wgrać w ciągu 10 minut.

Autoryzacja plikiem

Podpis cyfrowy pliku

Po przygotowaniu pliku XML. Należy go podpisać cyfrowo. Plik należy przesłać do jednej z osób:

  • Osobie podanej w formularzu ZAW-FA w sekcji C. (Najłatwiejszy sposób)
  • Osobie wpisanej jako Administrator w KSeF wspólnoty.
  • Osobie/firmie, która ma odpowiednie uprawnienia w KSeF wspólnoty, są to:
    • Podmiotowi do wystawienia i przeglądania faktur.
    • Wystawiania faktur i z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia.
    • Przeglądania faktur i z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia.

Osoba lub firma do podpisania pliku xml możne wykorzystać stronę rządową:

https://podpis.gov.pl/podpisz-dokument-elektronicznie/ (Działa tylko dla osób fizycznych)

Plik można podpisać za pomocą jednego ze sposobów:

  • Profil Zaufany (ePUAP) > umożliwia podpisanie pliku, wykorzystywany przez osoby fizyczne.
  • Certyfikat kwalifikowany osoby fizycznej > zawierający numer PESEL lub NIP osoby posiadającej uprawnienia do działania w imieniu zasobu.
  • Certyfikat kwalifikowany organizacji (tzw. pieczęć firmowa) - dla firm, zawierający numer NIP.
  • Certyfikat KSeF > wystawiany przez system KSeF. Certyfikat ten nie jest certyfikatem kwalifikowanym, ale jest honorowany w procesie uwierzytelniania. Certyfikat KSeF jest wyłącznie wykorzystywany na potrzeby systemu KSeF.

Do podpisania pliku można użyć innych programów/dostawców podpisów cyfrowych, ważne aby podczas podpisywania wybrać metodę: XAdES otoczony. Przykład:

Xades otoczony

Po podpisaniu, osoba podpisująca przekazuje plik do użytkownika Weles3 w celu importu do systemu. Plik powinien mieć rozszerzenie xml. Przykład nazwy:

  • signed_PlikDoAutoryzacji_WIATRACZNA 1.xml

Autoryzacja plikiem

Import pliku

Aby zaimportować plik autoryzacyjny podpisany cyfrowo, należy przejść do:

  • Zakładka Zasoby > menu Funkcje > Integracja KSeF.
  • Zaznaczyć zasób na liście. Ważne
  • Pole: Podpisany plik > wybrać plik z dysku.
  • Kliknąć: Wyślij podpisany plik.

Jeśli wszystko będzie w porządku, obok autoryzowanego zasobu pojawi się data autoryzacji oraz zakres nadanych uprawnień w polach Odbiór i Wysyłka.

Autoryzacja plikiem