Wysyłka e-mail — wysyłka dokumentów

Stworzenie dokumentu do wysyłki

Wysyłanie wiadomości e-mail zaczynamy zawsze od stworzenia dokumentu, który będzie załącznikiem w wiadomości mailowej. Robimy to tak jak w przypadku zwyczajnych dokumentów:

  • Zakładka Administracja > Menu Funkcje > Wydruki.
  • Okno Wydruki > tworzymy dokument do rozesłania właścicielom.

Na liście właścicieli można określić, do kogo trafi wysyłka. Zalecamy też skorzystać z Filtrów wydruków.

Gdy dokument będzie już gotowy, przekierowujemy go do wysyłki:

  • Menu Funkcje > wybieramy jedną z opcji:
    • Przekaż do wysyłki (dane na dzień wysyłki) > nie zalecana, wydruki dla właścicieli (PDFy) tworzą się w momencie wysyłania e-maila z systemu. Jeśli w systemie zaszły zmiany mające wpływ na zawartość wydruków, to zostaną one uwzględnione w wysyłanych wydrukach.
    • Przekaż do wysyłki (dane na dzień wydruku) > zalecana, wydruki dla właścicieli (PDFy) tworzą się w momencie klikania w tę opcję, pozostają niezmienne do czasu wyjścia wiadomości mailowej.

Zamykamy okno wydruków lub pozostawiamy otwarte. Po przekazaniu wydruków do wysyłki zalecamy też zapisanie ich jako plik PDF, klikając: Podgląd wydruku, dzięki temu będziemy mieli zapisaną kopię rozesłanych załączników. W tym momencie możemy też wygenerować dokumenty do przekazania inną drogą niż wysyłka mailowa, w filtrze Dane kontaktowe odwracamy zaznaczenie, w polu Posiadanie na Nie posiada, po kliknięciu Podgląd wydruku wygenerują się nam wydruki do rozniesienia do skrzynek lub wysłania drogą tradycyjną.

Wysyłka e-mail

Ustawienie parametrów wysyłki

Przechodzimy do definiowania właściwej wysyłki, przechodzimy do:

  • Zakładka Administracja > menu Funkcje > Wysyłka e-mail.
  • Po lewej stronie okna klikamy na wysyłkę -- NOWY --.

W środkowej części okna wyświetlą się parametry wydruków oraz lista właścicieli, dla których zostały one stworzone. Ustawienie mailingu robimy przez:

  • Kliknięcie: Edycja.
  • Pole Wysyłka > wybieramy E-mail.
  • Pole Nazwa wysyłki (tytuł e-mail)> wpisujemy nazwę wysyłki, która będzie jednocześnie tytułem e-maila.
  • Pole Odpowiedz do > pozostawiamy puste, jeśli chcemy, aby odpowiedzi właścicieli trafiały na tę samą skrzynkę, z której otrzymali wiadomość. Wpisując tutaj adres konkretnego pracownika, przekierujemy zapytania właścicieli na jego skrzynkę.
  • Pole Opóźnienie (godz.) > pozostawiamy puste, jeśli opóźnienie wysyłki ma przyjąć wartość domyślną dla zasobu. Można podać własną wartość, na przykład od 0 do 4 godzin.
  • Pole Wyślij z > pozostawiając Domyślne, powodujemy, że wiadomości e-mail zostaną wysłane z domyślnej skrzynki przypisanej do zasobu. Wybierając jedną z dostępnych na liście, możemy zadecydować na przykład, że sprawy księgowe lub windykacyjne będą wysyłane ze skrzynek mailowych do tego dedykowanych.
  • Pole Treść e-maila > uzupełniamy zawartość wiadomości mailowej. Tytuły i treści e-maila możemy zapisać wcześniej jako szablon w menu Funkcje > Treści na wydruku.
  • Pole Pliki > służy do załączania zewnętrznych załączników spoza systemu, które trafią jednakowe do wszystkich właścicieli w danej wysyłce.
  • Klikamy: Zapisz.

Okno edycji zamknie się, a wysyłka zmieni tytuł na ustawiony. Mailing jest już gotowy, sposób rozesłania omówimy w następnym punkcie instrukcji.

Wysyłka e-mail

Rozesłanie e-mail

Gdy mamy ustawione parametry wysyłki można ją rozesłać, aby to zrobić, należy kliknąć:

  • Przycisk Roześlij.

Wysyłka zmieni grupę na Zaplanowane, obok nazwy zostanie określona data i godzina wysyłki. Wysyłkę można odwołać, klikając Wstrzymaj rozsyłanie oraz następnie usunąć, klikając Usuń. Wysyłka e-mail następuje w sesjach co 1 godzinę, o najbliższych równych godzinach. Każdy z właścicieli otrzyma tylko swój załącznik. Wysyłka zajdzie tylko dla właścicieli, którzy mają uzupełniony poprawnie adres e-mail w menu Zasoby > Edytuj dane właścicieli > Pole E-mail. Jeśli właściciel ma nie brać udziału w wysyłce, to jego adres należy usunąć z pola E-mail i wpisać w pole Informacja.

Wysyłka e-mail