Wysyłka e-mail — wysyłka dokumentów

Stworzenie dokumentu do wysyłki

Wysyłanie wiadomości e-mail zaczynamy zawsze od stworzenia dokumentu, który będzie załącznikiem w wiadomości mailowej. Robimy to tak jak w przypadku zwyczajnych dokumentów:

• Zakładka Administracja > Menu Funkcje > Wydruki.
• Okno Wydruki > tworzymy dokument do rozesłania właścicielom.

Na liście właścicieli można określić, do kogo trafi wysyłka. Zalecamy też skorzystać z Filtrów wydruków.

Gdy dokument będzie już gotowy, przekierowujemy go do wysyłki:

• Menu Funkcje > wybieramy jedną z opcji:
  • Przekaż do wysyłki (dane na dzień wysyłki) > nie zalecana, wydruki dla właścicieli (PDFy) tworzą się w momencie wysyłania e-maila z systemu. Jeśli w systemie zaszły zmiany mające wpływ na zawartość wydruków, to zostaną one uwzględnione w wysyłanych wydrukach.
  • Przekaż do wysyłki (dane na dzień wydruku) > zalecana, wydruki dla właścicieli (PDFy) tworzą się w momencie klikania w tę opcję, pozostają niezmienne do czasu wyjścia wiadomości mailowej.

Zamykamy okno wydruków lub pozostawiamy otwarte. Po przekazaniu wydruków do wysyłki zalecamy też zapisanie ich jako plik PDF, klikając: Podgląd wydruku, dzięki temu będziemy mieli zapisaną kopię rozesłanych załączników. W tym momencie możemy też wygenerować dokumenty do przekazania inną drogą niż wysyłka mailowa, w filtrze Dane kontaktowe odwracamy zaznaczenie, w polu Posiadanie na Nie posiada, po kliknięciu Podgląd wydruku wygenerują się nam wydruki do rozniesienia do skrzynek lub wysłania drogą tradycyjną.

Ustawienie parametrów wysyłki

Przechodzimy do definiowania właściwej wysyłki, przechodzimy do:

• Zakładka Administracja > menu Funkcje > Wysyłka e-mail.
• Po lewej stronie okna klikamy na wysyłkę -- NOWY --.

W środkowej części okna wyświetlą się parametry wydruków oraz lista właścicieli, dla których zostały one stworzone. Ustawienie mailingu robimy przez:

• Kliknięcie: Edycja.
• Pole Wysyłka > wybieramy E-mail.
• Pole Nazwa wysyłki (tytuł e-mail)> wpisujemy nazwę wysyłki, która będzie jednocześnie tytułem e-maila.
• Pole Odpowiedz do > pozostawiamy puste, jeśli chcemy, aby odpowiedzi właścicieli trafiały na tę samą skrzynkę, z której otrzymali wiadomość. Wpisując tutaj adres konkretnego pracownika, przekierujemy zapytania właścicieli na jego skrzynkę.
• Pole Opcje > określamy akcję wykonywaną na wybranej wysyłce:
  • Roześlij > wysyłka zostanie od razu przekierowana do rozesłania.
  • Wstrzymaj rozsyłanie > wstrzymamy wysyłanie / brak akcji.
  • Usuń > usuniemy wysyłkę.
  • Zakończ bez wysyłania > zakończymy wysyłkę bez jej wysyłania do właścicieli.
• Pole Opóźnienie (godz.) > pozostawiamy puste, jeśli opóźnienie wysyłki ma przyjąć wartość domyślną dla zasobu. Można podać własną wartość, na przykład od 0 do 4 godzin.
• Pole Wyślij z > pozostawiając Domyślne, powodujemy, że wiadomości e-mail zostaną wysłane z domyślnej skrzynki przypisanej do zasobu. Wybierając jedną z dostępnych na liście, możemy zadecydować na przykład, że sprawy księgowe lub windykacyjne będą wysyłane ze skrzynek mailowych do tego dedykowanych.
• Pole Treść e-maila > uzupełniamy zawartość wiadomości mailowej. Tytuły i treści e-maila możemy zapisać wcześniej jako szablon w menu Funkcje > Treści na wydruku.
• Pole Pliki > służy do załączania zewnętrznych załączników spoza systemu, które trafią jednakowe do wszystkich właścicieli w danej wysyłce.
• Pole Skopiuj ustawienia do innych wysyłek > pozostawiamy puste, pole dotyczy zlecania wielu wysyłek naraz, jest to opisane dokładniej w dedykowanej instrukcji.
• Pole Skopiuj ustawienia do > pozostawiamy puste, pole dotyczy zlecania wielu wysyłek naraz, jest to opisane dokładniej w dedykowanej instrukcji.
• Klikamy: Zapisz.

Okno edycji zamknie się, jeśli w polu Opcje wybraliśmy Roześlij, to wysyłka zmieni grupę na Zaplanowane, obok nazwy zostanie określona data i godzina wysyłki. Wysyłkę można odwołać, wracając do edycji wysyłki, w polu Opcje wybierając Wstrzymaj rozsyłanie lub usunąć wybierając Usuń. Wysyłka e-mail następuje w sesjach co 1 godzinę, o najbliższych równych godzinach. Każdy z właścicieli otrzyma tylko swój załącznik. Wysyłka zajdzie tylko dla właścicieli, którzy mają uzupełniony poprawnie adres e-mail w menu Zasoby > Edytuj dane właścicieli > Pole E-mail. Jeśli właściciel ma nie brać udziału w wysyłce, to jego adres należy usunąć z pola E-mail i wpisać w pole Informacja.