Wysyłka e-mail — wysyłka dokumentów

Wysyłanie wiadomości e-mail zaczynamy zawsze od stworzenia dokumentu. Robimy to tak jak w przypadku zwyczajnych dokumentów:

• Zakładka Administracja > Menu Funkcje > Wydruki.
• Okno Wydruki > tworzymy dokument do rozesłania właścicielom.

Na liście właścicieli można określić, do kogo trafi wysyłka. Można też skorzystać z filtrów wydruków. Gdy dokument będzie już gotowy, przekierowujemy go do wysyłki:

• Menu Funkcje > Wyślij do wysyłki e-mail.

Zamykamy okno wydruków. Przechodzimy do definiowania właściwej wysyłki, przechodzimy do:

• Zakładka Zasoby > menu Funkcje > Wysyłka e-mail.

W lewej stronie okna klikamy na wysyłkę NOWY. W środkowej części okna wyświetlą się parametry wydruku oraz lista właścicieli, dla których został on stworzony.

• Klikamy: Edycja.
• Pole Wysyłka > E-mail.
• Pole Nazwa wysyłki (tytuł E-Mail)> wpisujemy nazwę wysyłki, będzie to jednocześnie tytuł maila.
• Pole Treść E-Maila > uzupełniamy zawartość wiadomości.
• Pole Podgląd wydruku E-mail > można sprawdzić załącznik.
• Klikamy: Zapisz.

Wysyłka zmieni tytuł, aby ją rozesłać, należy:

• Kliknąć: Roześlij.

Wysyłka zmieni grupę na Zaplanowane, obok nazwy zostanie określona data i godzina wysyłki. Wysyłkę można odwołać, klikając Wstrzymaj rozsyłanie oraz następnie usunąć, klikając Usuń.

Po prawej stronie okna, w polu E-Mail można wpisać swój mail, następnie kliknąć Wyślij e-mail testowy. Na wskazany adres zostanie wysłany przykład wiadomości, dzięki temu można sprawdzić treść, załącznik oraz czy ogólnie skrzynka jest poprawnie ustawiona.

Każdy z właścicieli otrzyma tylko swój załącznik. Wydruk do wysyłki tworzony jest w momencie faktycznej wysyłki, a nie w momencie jej definiowania. Jeżeli w międzyczasie dokonamy zmian w systemie, które wpłyną na wydruk, to może on ulec zmianie. Wysyłka zajdzie tylko dla właścicieli, którzy mają uzupełniony poprawnie adres e-mail w menu Zasoby > Edytuj dane właścicieli > Pole E-mail. Jeśli właściciel ma nie brać udziału w wysyłce, to jego adres należy usunąć z pola E-mail i wpisać w pole Informacja. Do wysyłki z programu nie można podpiąć zewnętrznych załączników.