Zmiany pod KSeF

W tej instrukcji opiszemy Państwu funkcje powiązane z wystawianiem faktur do KSeF, które należy wykonać przed pierwszym zaksięgowaniem obciążeń, a tym samym wysłaniem potencjalnych faktur do KSeF.

Dane podatkowe

Dla każdego zasobu należy uzupełnić Dane podatkowe - będą one używane jako dane sprzedawcy na fakturach KSeF.

  • Zakładka Zasoby > menu Funkcje > Podatki > zakładka Dane podatkowe.

Zmianę danych opisuje instrukcja: Dane podatkowe.

Edycja zasobów

W oknie:

  • Zakładka Zasoby > menu Zasoby > Edytuj zasoby.

Krytyczną rolę odgrywa tutaj pole NIP zasobu - prosimy sprawdzić lub uzupełnić NIPy nieruchomości.

Dodaliśmy dwie istotnie zmiany definiujące wysyłkę faktur do kSeF:

  • Pole Opcje > Wyłączony KSeF > zaznaczenie tej opcji powoduje wyłączenie wysyłki Faktur VAT do KSeF. Wyłączenie obostrzeń związanych z księgowaniem naliczeń w systemie powiązanych z KSeF. Nadal będzie można odbierać faktury kosztowe z KSeF.
  • Pole Miesiąc rozpoczęcia wysyłek do KSeF > definiuje miesiąc od którego rozpocznie się wysyłka potencjalnych Faktur VAT do KSeF. Domyślnie jest od 2026-04, można ją przesunąć maksymalnie do 2027-01. Jeśli w KSeF znajdują się faktury elektroniczne sprzedażowe, to system Weles 3 będzie wymuszał wysyłkę faktur do KSeF, niezależnie jaki miesiąc w tym polu ustawimy.

Edytuj zasoby

Nazwy dokumentów

W oknie:

  • Zakładka Administracja > menu Elementy > Nazwy dokumentów.

Należy zadbać, aby systemowe Faktury VAT nie kolidowały nazewnictwem i numeracją z innymi typami dokumentów.

Tutaj należy zaznaczyć że do KSeF trafią tylko i wyłącznie systemowe dokumenty o nazwie Faktura VAT.

Wielu naszych klientów wystawia Rachunki ze zmienioną nazwą na Faktura - takie dokumenty nie trafią do KSeF. Właśnie w tych przypadkach należy sprawdzić ustawienia, aby nie wystawić dwóch dokumentów z identycznymi nazwami i numerami. Słowo VAT z Faktura VAT można usunąć w zasobach nievatowych oraz ustawić inną numerację w polu Numer - na przykład numeracja: F/20{ROK}/{MC}/{NR} - więcej szczegółów znajduje się w instrukcji: Nazwy dokumentów.

Można też zmienić nazwę dokumentu Rachunek z powrotem na Rachunek lub Nota lub Nota obciążeniowa, aby móc wystawiać inne dokumenty niż faktury. (można ale nie zawsze trzeba)

Prosimy pamiętać, że zmiana zachodzi z momentem kliknięcia Zatwierdź - każde ksiegowanie po tym, będzie już z nowym nazewnictwem, trzeba dobrze zaplanować moment zmiany.

Nazwy dokumentów

Dane odbiorców

W oknie:

  • Zakładka Administracja > menu Zasoby > Edytuj dane właścicieli.

Należy dopilnować poprawności uzupełnienia danych odbiorców, którzy będą otrzymywać faktury.

  • Pole NIP > należy uzupełnić poprawnym NIPem podatnika, pole jest obowiązkowe jeśli odbiorca ma otrzymać fakturę przez KSeF. Inaczej mówiąc, to te pole decyduje czy faktura trafi do KSeF. Z programu można też wystawiać faktury na osoby fizyczne, takich faktury nie trzeba przesyłać do KSeF, w takich przypadkach pole NIP może pozostać puste. Zmiana NIPu po wystawieniu faktury nie będzie możliwa.
  • Pole Nazwa > uzupełniamy nazwą odbiorcy (nabywcy),
  • Pole Adres > uzupełniamy pełnym adresem odbiorcy (nabywcy) (nazwa, imiona i nazwiska; ulica/numer domu; kod pocztowy i miejscowość). Poprawa adresu na wystawionych już dokumentach nie będzie możliwa, zmiana jest możliwa tylko od przyszłych > pole Sprawdzaj strukturę > Nie aktualizuj adresów w zaksięgowanych fakturach, Nie sprawdzaj struktury.
  • Pole Informacje do wydruku > w tym polu można dodać informacje, które dołączą się na fakturze KSeFowej jako informacje dodatkowe, można tutaj na przykład zawrzeć numery umów lub inne informacje, których odbiorca domaga się umieszczenia na fakturze.
  • Pole KSeF adres > uzupełniamy tylko wtedy, gdy adres na fakturach KSeFowych ma być inny niż w polu Adres.
  • Pole KSeF kod kraju > podajemy dwuliterowy kod kraju odbiorcy (np. DE, EN). Dla polskich NIPów pozostawiamy puste pole.
  • Pole Rola podmiotu trzeciego > stosujemy w przypadku wystawiania faktur jednocześnie na nabywcę i odbiorcę:
    • Brak > brak innego odbiorcy.
    • Rola 8 - JST odbiorca > wybieramy w przypadku jednostek samorządu terytorialnego (JST). W przypadkach gdy nabywcą jest Miasto/Gmina, a odbiorcą jednostka podległa obsługująca zasoby miasta/gminy. Przykład: nabywcą jest Miasto Stołeczne Warszawa, a odbiorcami są Zakłady Gospodarowania Nieruchomościami w poszczególnych dzielnicach.
    • Rola 2 - Odbiorca jednostka wewnętrzna > (JW) wybieramy w przypadku zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika. (przykład ZUS, NFZ)
  • Pole NIP lub IDwew > dla JST podajemy NIP jednostki podległej, dla JW wpisujemy NIP-IDwew podany przez nabywcę, przykład: 123456789-12345.
  • Pole Nazwa podmiotu trzeciego > uzupełniamy nazwę podmiotu trzeciego.
  • Pole Adres podmiotu trzeciego > uzupełniamy adres podmiotu trzeciego.

Powyższe dane powinien wskazać nabywca/odbiorca - jeśli tego nie zrobił, najlepiej wysłać zapytanie przed rozpoczęciem wysyłania faktur do KSeF.

Dane odbiorcy